# Avvio operativo: in un giorno resta una procedura in uso, sui file dell'azienda. Si parte da un lavoro che oggi ruba tempo: preparare un'offerta, raccogliere i documenti per un cliente, confrontare tre fornitori, smistare la posta della settimana. A fine giornata resta una procedura automatica, che l'azienda potrà usare in autonomia. I file restano in azienda. Sono escluse le integrazioni su misura con i software già in uso. Non è un corso e non è un software da installare: è l'automazione di un intero processo con l'intelligenza artificiale. ## Che cosa si ottiene. I corsi insegnano a usare l'intelligenza artificiale in generale; qui la si mette al lavoro su un compito concreto, con una procedura pronta e una persona che la usa dal giorno dopo. Qui, in un giorno e in azienda, si fa una cosa sola: si prende un lavoro ripetitivo, si scrive come va fatto e si lascia una procedura automatica già impostata sull'intelligenza artificiale, con l'abbonamento intestato all'azienda e i file che restano in azienda. Sono escluse le integrazioni su misura con i software già in uso. Un lavoro per volta, portato fino in fondo. ## Quando si può fare. Si può fare quando in azienda c'è una persona con l'incarico di usare la procedura, il lavoro si ripete ed è descrivibile da chi lo fa oggi, e i file necessari esistono e si possono copiare in una cartella. Prima della giornata si concorda anche cosa misurare, in modo semplice: per esempio il tempo che oggi serve per arrivare a una bozza da rileggere. La procedura viene scritta in italiano e produce una bozza che una persona controlla, non un invio automatico. ## Quando un lavoro è finito Un lavoro è finito quando quattro cose sono vere insieme: una persona in azienda ha l'incarico di usare la procedura; la procedura è scritta in italiano; la misura è stata concordata prima della giornata; nella settimana successiva la procedura è stata usata sui file veri. ## Come si svolge il lavoro. 1. **Si descrive il lavoro**: L'azienda racconta chi lo fa oggi, quante volte al mese e dove si perde tempo. Non serve sapere quale strumento comprare. Entra: chi fa il lavoro oggi, quante volte al mese, dove si perde tempo · Resta: la descrizione del lavoro · Chi decide: chi lo fa oggi e la direzione · Quanto dura: una prima conversazione 2. **Si verifica che stia in un giorno**: Artik Lab controlla che il lavoro sia descrivibile, che i file esistano e si possano copiare in una cartella e che ci sia una persona incaricata di usare la procedura dopo. Se manca qualcosa, si scopre qui, prima di proporre la giornata. Entra: la descrizione e un esempio di file · Resta: un parere scritto: sta in un giorno oppure no, e che cosa non si farà · Chi decide: Artik Lab · Quanto dura: prima di proporre la giornata 3. **Si riceve la proposta**: Quale lavoro, che cosa si fa nella giornata, quale abbonamento all'intelligenza artificiale l'azienda deve attivare a proprio nome, quali cartelle preparare. Artik Lab non rivende abbonamenti e non risponde del loro servizio. Entra: il parere · Resta: la proposta: quale lavoro, che cosa contiene la giornata, quale abbonamento attivare, quali cartelle preparare · Chi decide: l'azienda · Quanto dura: il tempo di leggerla 4. **Si prepara tutto prima**: La procedura arriva già impostata, con esempi, e l'azienda può aprirla e provarla prima dell'incontro. Entra: le cartelle preparate · Resta: la procedura già impostata, con esempi, da provare prima dell'incontro · Chi decide: la persona incaricata · Quanto dura: prima della giornata 5. **Si lavora in sede sui file veri**: Dagli esempi si passa ai documenti dell'azienda. A fine giornata resta un risultato reale, non un esercizio. Se serve cambiare il modo di lavorare, quella è consulenza, non un prolungamento della giornata. Entra: i file veri · Resta: un risultato reale e la procedura scritta · Chi decide: la persona incaricata, con Artik Lab in sala · Quanto dura: un giorno in sede ## Alcuni esempi di automazione Undici lavori ripetitivi che stanno in un giorno. Ogni esempio dice la situazione di oggi, che cosa resta a fine giornata, dove si ferma la persona e quando non è adatto. Il settore è un esempio, non una condizione: cambia il documento, non il metodo. ### Offerte e listini da posta e file Arriva una richiesta in mail, spesso con PDF sparsi. Serve un preventivo o un listino aggiornato con le schede allegate, e chi vende perde tempo a copiare da tre cartelle. - In breve: Entra: mail e PDF di richiesta, listino, schede. Resta: la bozza di offerta sul modello dell'azienda, con l'elenco di ciò che manca. Controlla: chi vende, su prezzo, sconto e invio. - A fine giornata resta: Una procedura che, dalla mail e dai PDF, compone la bozza di offerta o di listino sul modello dell'azienda e segnala che cosa manca. La bozza la rilegge chi vende. - Dove si ferma la persona: prezzo e sconto; sì o no alla richiesta; invio al cliente. - File che servono: mail e PDF di richiesta; listino interno; schede prodotto; modello di offerta. - Dove capita spesso: trasformazione alimentare; meccanica conto terzi; edilizia e impianti. - Quando non è adatto: Se il preventivo è un computo da disegno o una trattativa: quello è il mestiere, non questo servizio. - Nel modulo: spunta «Offerte, listini e schede da mettere insieme (mail e PDF), da far rileggere a chi vende.». - URL: https://ar-tik.com/avvio-operativo/offerte-da-posta.html ### Il plico di documenti che viene richiesto ogni volta Un cliente, un auditor, una stazione appaltante o uno spedizioniere chiede «le carte». Oggi il plico si rifà da zero ogni volta, pescando da PEC, cartelle e portali da cui si scarica un PDF. - In breve: Entra: richiesta del cliente o della gara, elenco pezzi, cartelle sparse. Resta: checklist del plico e cartelle ordinate, con cosa scaricare e cosa chiedere in casa. Controlla: chi consegna il plico. - A fine giornata resta: Una lista di controllo del plico, le cartelle ordinate e una procedura che raccoglie i documenti già in casa, segnala quelli scaduti o mancanti e prepara il fascicolo da consegnare. - Dove si ferma la persona: controllo finale del fascicolo; richiesta dei documenti mancanti; consegna o caricamento. - File che servono: PDF già scaricati: DURC, visure, polizze, certificati; elenco di ciò che viene chiesto di solito; modello di lettera di accompagnamento. - Dove capita spesso: edilizia e impianti; vino ed export; meccanica per gare e forniture. - Quando non è adatto: Firma del tecnico, documenti che esistono solo dentro portali chiusi, caricamento su piattaforme di gara o conservazione a norma. - Nel modulo: spunta «Il plico di documenti che clienti, gare, auditor o spedizionieri ci chiedono ogni volta.». ### Confrontare tre offerte di fornitori Tre PDF o tre mail in formati diversi, una incompleta. Serve una tabella con prezzo, tempi, rese e condizioni prima che chi negozia si sieda al tavolo. - In breve: Entra: tre preventivi disordinati, criteri aziendali. Resta: tabella di confronto pronta per chi negozia. Controlla: chi decide il fornitore. - A fine giornata resta: Una griglia di confronto fissa dell'azienda e una procedura che riporta ogni offerta sulla griglia, evidenzia le differenze e le voci mancanti e prepara le domande da fare ai fornitori. - Dove si ferma la persona: trattativa e scelta del fornitore; ordine nel gestionale; ricerca di nuovi fornitori. - File che servono: offerte ricevute in PDF o mail; griglia o tabella di confronto già in uso; storico degli acquisti, se esiste. - Dove capita spesso: acquisti alimentari e imballaggi; meccanica e trattamenti; subappalti in edilizia. - Quando non è adatto: Se la scelta dipende da una trattativa aperta o se gli acquisti passano già da una piattaforma con il proprio processo di valutazione. - Nel modulo: spunta «Confrontare tre offerte di fornitori e avere una tabella prima di chi negozia.». ### Posta e PEC della settimana Nella casella arrivano ordini, richieste di schede, solleciti, non conformità, comunicazioni di enti. Serve un elenco chiaro: che cosa fare, che cosa girare allo studio, che cosa archiviare, quale scadenza. - In breve: Entra: casella della settimana, regole di smistamento. Resta: cosa fare, cosa girare, cosa archiviare — senza inviare da soli. Controlla: chi gestisce la posta. - A fine giornata resta: Criteri di smistamento scritti sul tipo di posta dell'azienda, un modello di inoltro e una procedura che, da un'esportazione della casella, produce l'elenco settimanale con le scadenze. - Dove si ferma la persona: risposta e invio; decisioni sulle scadenze; tutto ciò che riguarda persone, paghe o infortuni. - File che servono: esportazione della casella in EML o PDF; elenco dei mittenti e dei temi ricorrenti; modello di inoltro allo studio o al reparto. - Dove capita spesso: tutti i settori; PEC di gara; aziende con domicilio digitale obbligatorio. - Quando non è adatto: Se serve entrare nella casella senza esportare o se si chiede un invio automatico delle risposte. - Nel modulo: spunta «Smistare PEC e posta della settimana.». ### Schede, certificati e packing list da allegare Il pezzo, la partita o l'impianto è già deciso. Manca il fascicolo che accompagna la spedizione: scheda tecnica, certificato, packing list, benestare, ognuno in una cartella diversa. - In breve: Entra: schede tecniche e certificati in PDF, modello di packing list, ordine già deciso. Resta: il fascicolo pronto per ogni ordine o spedizione, con l'ordine degli allegati e le mancanze segnalate. Controlla: chi controlla il fascicolo prima della partenza. - A fine giornata resta: Una procedura che dice dove stanno i PDF, in che ordine si allegano e che cosa segnalare se un pezzo manca, con il fascicolo pronto per ogni ordine o spedizione. - Dove si ferma la persona: controllo del fascicolo prima della partenza; collaudo e misure; firma dei certificati. - File che servono: schede tecniche e certificati in PDF; modello di packing list; ordine o conferma già decisi. - Dove capita spesso: meccanica con spedizioni certificate; alimentare con schede e HACCP documentale; vino con packing list e origine. - Quando non è adatto: Collaudo, misure, HACCP in linea e disegno restano fuori: qui si prepara il fascicolo, non si certifica. - Nel modulo: spunta «Allegare schede, certificati e packing list a una spedizione o a un ordine già deciso.». ### Un report dal file Excel già esportato dal software aziendale Il titolare o il commerciale chiede come vanno clienti, commesse o vendite. I dati sono già nel gestionale, ma escono in Excel e il report si rifà a mano ogni mese. - In breve: Entra: export in Excel o CSV dal gestionale, modello del report. Resta: liste e riepilogo rigenerati a ogni nuovo export, con le regole scritte. Controlla: chi legge il report e decide. - A fine giornata resta: Regole scritte, per esempio da quanti mesi un cliente è fermo o come si calcola il mix, e una procedura che, da un nuovo export, rigenera le liste e il riepilogo per chi deve leggerlo. - Dove si ferma la persona: lettura e decisioni commerciali; contatto con i clienti; correzione dei dati nel gestionale. - File che servono: export in Excel o CSV dal gestionale; modello del report che si prepara oggi; elenco delle domande ricorrenti della direzione. - Dove capita spesso: commerciale e vendite; commesse in meccanica; consuntivi da documenti di trasporto. - Quando non è adatto: Se non esiste un'esportazione o se si chiede una previsione: qui si riordina ciò che c'è, non si prevede. - Nel modulo: spunta «Un report da export Excel per il titolare o il commerciale.». ### Verbale e lista delle azioni da appunti di riunione Dopo una riunione o un sopralluogo restano appunti, foto e, a volte, una registrazione. Il verbale con le decisioni e le cose da fare arriva tardi, oppure non arriva. - In breve: Entra: appunti, foto o trascrizione della riunione, modello di verbale. Resta: la bozza di verbale con decisioni, azioni, responsabile e data. Controlla: chi approva il verbale e lo invia. - A fine giornata resta: Un modello di verbale dell'azienda e una procedura che, dagli appunti o dalla trascrizione, prepara la bozza con decisioni, azioni, responsabile e data, da approvare prima di girarla. - Dove si ferma la persona: approvazione del verbale; assegnazione definitiva delle azioni; invio ai partecipanti. - File che servono: appunti, foto o trascrizione della riunione; modello di verbale; elenco dei partecipanti. - Dove capita spesso: cantieri e sopralluoghi; riunioni di produzione; consigli e comitati interni. - Quando non è adatto: Registrazioni senza il consenso dei presenti o riunioni in cui si parla di persone: quel materiale non si copia in una cartella. - Nel modulo: spunta «Trasformare gli appunti di una riunione o di un sopralluogo in verbale e lista delle azioni.». ### Risposta a reclami e non conformità Arriva la mail di un cliente con foto, numero di lotto o di ordine e una richiesta. La risposta va scritta bene e in fretta, e il registro delle non conformità si aggiorna a mano. - In breve: Entra: mail e allegati del cliente, modello di risposta, registro delle non conformità. Resta: la bozza di risposta e la riga per il registro, con i punti da verificare. Controlla: chi decide sul reclamo e invia la risposta. - A fine giornata resta: Una procedura che raccoglie i riferimenti (ordine, lotto, documenti), prepara la bozza di risposta sul modello dell'azienda e la riga per il registro, con i punti da verificare evidenziati. - Dove si ferma la persona: decisione sul reclamo: accettare, rifiutare, rimborsare; analisi della causa; invio della risposta. - File che servono: mail e allegati del cliente; modello di risposta; registro delle non conformità in Excel. - Dove capita spesso: alimentare e vino; meccanica e componenti; forniture a catalogo. - Quando non è adatto: Se si chiede che la risposta parta da sola o se il reclamo riguarda sicurezza, salute o contenziosi: lì decide una persona, subito. - Nel modulo: spunta «Preparare la bozza di risposta a un reclamo o a una non conformità, con il registro aggiornato.». ### Scadenzario di documenti e certificati DURC, polizze, certificazioni, patentini, tarature degli strumenti: ognuno con la sua scadenza, in PDF sparsi fra cartelle e mail. Ci si accorge della scadenza quando qualcuno la chiede. - In breve: Entra: PDF dei documenti con scadenza, elenco di ciò che chiedono clienti e auditor. Resta: la tabella delle scadenze e il promemoria di ciò che scade nel mese. Controlla: chi rinnova i documenti. - A fine giornata resta: Una tabella delle scadenze costruita dai PDF, una procedura per aggiornarla quando arriva un documento nuovo e un promemoria di ciò che scade nel mese. - Dove si ferma la persona: rinnovo dei documenti; richiesta agli enti o ai fornitori; controllo delle date ambigue. - File che servono: PDF dei documenti con scadenza; elenco di ciò che chiedono clienti e auditor; eventuale tabella già in uso. - Dove capita spesso: edilizia e impianti; autotrasporto e logistica; qualità certificata. - Quando non è adatto: Documenti che vivono solo in portali chiusi o scadenze che dipendono da calcoli normativi: la tabella li registra, non li interpreta. - Nel modulo: spunta «Tenere lo scadenzario di DURC, polizze, certificazioni e patentini partendo dai PDF.». ### Schede e listini in lingua per l'estero La scheda prodotto e il listino esistono in italiano. Il cliente estero li vuole nella sua lingua, sul modello aziendale, e oggi si traduce a pezzi con il copia e incolla. - In breve: Entra: schede e listini in italiano, modello in lingua, glossario. Resta: la bozza in lingua sul modello scelto, con l'elenco di ciò che va riletto. Controlla: chi conosce la lingua e il cliente, su testi legali, prezzi e condizioni. - A fine giornata resta: Un glossario dei termini dell'azienda, la procedura che produce la bozza in lingua sul modello scelto e l'elenco di ciò che va sempre riletto prima dell'invio. - Dove si ferma la persona: rilettura da chi conosce la lingua e il cliente; testi legali ed etichette; prezzi e condizioni. - File che servono: schede e listini in italiano; modello in lingua, anche imperfetto; glossario o traduzioni già approvate. - Dove capita spesso: agroalimentare e vino; meccanica con clienti esteri; componenti e cataloghi. - Quando non è adatto: Traduzioni giurate, etichettatura obbligatoria e testi contrattuali: restano a chi ne risponde. - Nel modulo: spunta «Preparare schede prodotto e listini in un'altra lingua sul modello aziendale, da far rileggere.». ### Controllo di coerenza fra ordine, conferma e DDT L'ordine del cliente, la conferma d'ordine e il documento di trasporto dovrebbero dire la stessa cosa. Codici, quantità e prezzi si controllano a occhio, e le differenze si scoprono alla fattura o al reclamo. - In breve: Entra: ordine del cliente, conferma d'ordine, documento di trasporto in PDF. Resta: la lista delle differenze, ordinata per gravità, prima della spedizione o della fattura. Controlla: chi corregge nel gestionale e decide che cosa spedire. - A fine giornata resta: Una procedura che confronta i tre documenti in PDF e produce la lista delle differenze, ordinata per gravità, prima della spedizione o della fattura. - Dove si ferma la persona: correzione nel gestionale; decisione su che cosa spedire; contatto con il cliente. - File che servono: ordine del cliente in PDF o mail; conferma d'ordine; documento di trasporto. - Dove capita spesso: distribuzione e forniture a catalogo; meccanica conto terzi; alimentare con ordini frequenti. - Quando non è adatto: Se i documenti non si possono esportare in PDF o se si chiede di emettere il DDT: quello resta nel gestionale. - Nel modulo: spunta «Confrontare ordine del cliente, conferma d'ordine e documento di trasporto e segnalare le differenze prima della spedizione.». ## Cosa è compreso. Cosa è un secondo giorno. In un giorno in sede resta l'intelligenza artificiale intestata all'azienda e la procedura scritta. Da subito qualcuno la sa fare. Sono escluse le integrazioni su misura con i software già in uso. Se va cambiato il modo di lavorare, è un secondo giorno, e si chiama consulenza. - Compreso nella giornata: Le istruzioni, le cartelle, i controlli della procedura scelta. - Diventa consulenza: Cambiare il metodo perché il lavoro è un altro. - Compreso nella giornata: Gli esempi e la loro sostituzione con i file dell'azienda. - Diventa consulenza: Riordinare l'archivio dell'azienda. - Compreso nella giornata: La sessione in sede sui file veri. - Diventa consulenza: Altre giornate su altri uffici o altri casi. - Compreso nella giornata: Le istruzioni d'uso, in italiano. - Diventa consulenza: Collegare gestionale, posta aziendale o portali chiusi. - Compreso nella giornata: Le correzioni di quanto fatto in giornata. - Diventa consulenza: Formare tutta l'organizzazione. ## A chi serve questo giorno. **Per chi è.** Un'azienda con un lavoro che si ripete, una persona che lo fa oggi e i file che si possono copiare in una cartella. **Per chi non è questo servizio.** Chi cerca un corso generale sull'intelligenza artificiale, o un sistema collegato al gestionale: sono altri servizi, e stanno in questa stessa pagina. ## Cosa serve prima. - Un abbonamento all'intelligenza artificiale sull'account dell'azienda. Quale ambiente è già stato provato si dice in proposta, non in questa pagina. - Una persona interna con l'incarico di usarla dopo. - File che si possono copiare in una cartella, senza entrare nei sistemi dell'azienda. ## Quando non è adatto. - Il lavoro cambia ogni volta, oppure nessuno in azienda sa descriverlo. - Si fa poche volte all'anno: non vale la pena impostarlo. - I file necessari non esistono, o si ricostruiscono solo a mano. - C'è un vincolo di riservatezza ancora da risolvere. - Serve un collegamento permanente ai sistemi: quello è sviluppo software. - Serve cambiare il modo di lavorare o toccare il gestionale: quello è consulenza. ## Cosa non è. - Non è un corso. I corsi restano, e insegnano a usare l'intelligenza artificiale in generale. - Non è un software da installare. Lo sviluppo tecnico resta per dopo, se un giorno serve un collegamento permanente. - Non è un collegamento al gestionale. L'inserimento dell'ordine non si tocca. - Non sostituisce l'impiegato, il commerciale, il preventivista, il tecnico. - Non è un sistema che spedisce da solo, che tratta, che firma. - Non è un computo da disegno, PriMus, AutoCAD. - Non è il caricamento su MePA, Sintel o portali di gara. - Non è paghe, F24, cedolini. - Non è un lavoro di settimane con integrazioni. Se serve quello, è un altro servizio Artik, già in pagina. - Non si promettono incentivi, bandi o voucher. ## Non sostituisce i servizi già in pagina. - [Corsi](https://ar-tik.com/corsi/index.md): I corsi restano per imparare in generale. Qui si imposta una procedura precisa. - [Consulenza manageriale AI](https://ar-tik.com/consulenza-manageriale-ai.md): La consulenza viene prima, o è il secondo giorno se si tocca il modo di lavorare. - [Analisi dati](https://ar-tik.com/analisi-dati-agentica.md): L'analisi dati sta accanto, quando il problema è capire i numeri, non eseguire un lavoro ripetitivo. - [Software](https://ar-tik.com/sviluppo-software-tecnico-ai.md): Lo sviluppo software viene dopo, se serve un collegamento permanente. - [Atlante AI](https://ar-tik.com/atlante-applicazioni-ai-imprese.md): L'Atlante aiuta a riconoscere un lavoro simile. - [FAQ](https://ar-tik.com/domande-frequenti-ai-aziende.md): Le FAQ aiutano a scegliere tra i servizi. ## Tre campi. Si riceve un parere. Poi, se ha senso, si fissa il giorno. Dal sito pubblico dell'azienda e dalle spunte si scrive un parere: se quel lavoro sta in un giorno, e cosa non si farà. Non è il servizio. Non serve ragione sociale, partita IVA o organico. Dopo: se è adatto, verifica e giornata; se no, corso o consulenza. Il parere lo scrive una persona, dopo aver letto il sito dell'azienda. Il messaggio arriva a una persona di Artik Lab, che lo legge e risponde di persona. Nessuna risposta automatica, nessuna lista. ## Domande frequenti ### È un corso? No. Un corso lascia modelli e criteri. Qui resta una procedura scritta, già impostata sull'intelligenza artificiale intestata all'azienda, con i file che restano in azienda. ### Si fanno integrazioni su misura con i software già in uso? No. Sono escluse. Se serve collegare i sistemi già in azienda, è consulenza o sviluppo software: un altro lavoro. ### I dati escono dall'azienda? I file restano in azienda. L'assistente è intestato all'azienda. Artik Lab non se li porta via. ### Si possono fare cinque lavori insieme? No, uno per volta. La giornata serve a lasciare una procedura in uso, e una procedura in uso vale più di cinque abbozzate. ### Il parere del modulo è già il servizio? No. È solo per capire se è adatto. Dopo: se ha senso, verifica e giornata; se no, corso o consulenza. ### Quanto costa? La proposta arriva dopo il parere. In questa pagina non c'è un listino. ### Quante attività si possono fare, una dopo l'altra? Si decide con l'azienda, in base alle necessità. Un lavoro per volta, portato fino in fondo. ### Si può usare un incentivo o un fondo per questo lavoro? Si può richiedere una verifica di ammissibilità. Il lavoro deve comunque reggere senza incentivo: non si promettono bandi né importi.