# Arranque operativo: en un día se automatiza un proceso importante, con un procedimiento que queda en la empresa y se puede usar de inmediato. Se parte de un trabajo que hoy roba tiempo: preparar una oferta, reunir los documentos para un cliente, comparar tres proveedores, clasificar el correo de la semana. Al final de la jornada queda un procedimiento automático, que la empresa podrá usar por su cuenta. Los archivos permanecen en la empresa. Se excluyen las integraciones a medida con el software ya en uso. No es un curso y no es un software que se instala: es la automatización de un proceso entero con inteligencia artificial. ## Qué es el Arranque operativo. Un curso deja nociones. Un montaje solo deja una herramienta que nadie usa. El Arranque operativo cierra las dos carencias el mismo día: el asistente está a nombre de la empresa, el procedimiento está escrito, los datos de ejemplo ya giran, luego se pasa a los archivos reales. Los archivos se quedan en la empresa. Artik Lab no se los lleva. No se instala ningún enlace al sistema de gestión. Un trabajo de cada vez, llevado hasta el final. ## Cuándo está hecho. Alguien en la empresa es owner del procedimiento. El procedimiento está escrito. La semana siguiente lo usan. Una métrica se dice antes de la jornada, aunque sea tosca: el tiempo de un borrador para releer, no un envío en solitario. ## Cuándo un trabajo está terminado Un trabajo está terminado cuando se cumplen cuatro cosas a la vez: una persona de la empresa tiene el encargo de usar el procedimiento; el procedimiento está escrito en el idioma de la empresa; la medida se acordó antes de la jornada; en la semana siguiente el procedimiento se ha usado sobre los archivos reales. ## Cómo se desarrolla. 1. **La necesidad**: Se describe el proceso a aligerar: quién lo ejecuta hoy, cuántas veces al mes, dónde se pierde tiempo. No hace falta saber qué herramienta comprar. Qué entra: quién hace el trabajo hoy, cuántas veces al mes, dónde se pierde tiempo · Qué queda: la descripción del trabajo · Quién decide: quien lo hace hoy y la dirección · Cuánto dura: una primera conversación 2. **La verificación**: Se comprueba que el procedimiento sea estable y descriptible, que los datos existan y se puedan exportar, que haya una persona interna con el mandato de adoptarlo, y que no queden restricciones de reserva sin resolver. Los bloqueos se descubren aquí, antes de la propuesta. Qué entra: la descripción y un ejemplo de archivo · Qué queda: un dictamen escrito: cabe en un día o no, y qué no se hará · Quién decide: Artik Lab · Cuánto dura: antes de proponer la jornada 3. **La propuesta**: Indica la actividad, qué contiene la jornada, qué licencias debe tener la empresa a su nombre, qué carpetas preparar. Artik Lab no revende las licencias ni responde de ellas. Qué entra: el dictamen · Qué queda: la propuesta: qué trabajo, qué contiene la jornada, qué suscripción activar, qué carpetas preparar · Quién decide: la empresa · Cuánto dura: el tiempo de leerla 4. **El entorno**: Llega ya preparado, con datos de ejemplo. Se puede abrir y probar antes del encuentro. Qué entra: las carpetas preparadas · Qué queda: el procedimiento ya configurado, con ejemplos, para probarlo antes del encuentro · Quién decide: la persona encargada · Cuánto dura: antes de la jornada 5. **La primera prueba**: Una jornada en sede: de los ejemplos a los archivos reales. Al final del día queda un resultado real, no un ejercicio. Si el proceso debe cambiar, eso es consultoría, no una extensión de la jornada. Qué entra: los archivos reales · Qué queda: un resultado real y el procedimiento escrito · Quién decide: la persona encargada, con Artik Lab en la sala · Cuánto dura: un día en la sede ## Algunos ejemplos de automatización Once trabajos repetitivos que caben en un día. Cada ejemplo dice la situación de hoy, qué queda al final del día, dónde se detiene la persona y cuándo no es adecuado. El sector es un ejemplo, no una condición: cambia el documento, no el método. ### Ofertas y tarifas a partir del correo y de los archivos Llega una petición por correo, a menudo con PDF sueltos. Hace falta un presupuesto o una tarifa actualizada con las fichas adjuntas, y quien vende pierde tiempo copiando desde tres carpetas. - En breve: Qué entra: correo y PDF de la petición, tarifa, fichas. Qué queda: el borrador de oferta sobre el modelo de la empresa, con la lista de lo que falta. Quién controla: quien vende, sobre precio, descuento y envío. - Al final del día queda: Un procedimiento que, a partir del correo y de los PDF, compone el borrador de oferta o de tarifa sobre el modelo de la empresa y señala qué falta. El borrador lo relee quien vende. - Dónde se detiene la persona: precio y descuento; sí o no a la petición; envío al cliente. - Archivos que hacen falta: correo y PDF de la petición; tarifa interna; fichas de producto; modelo de oferta. - Dónde ocurre a menudo: transformación alimentaria; mecánica a terceros; edificación e instalaciones. - Cuándo no es adecuado: Si el presupuesto es una medición a partir de un plano o una negociación: eso es el oficio, no este servicio. - En el formulario: marca «Ofertas, tarifas y fichas a juntar (correo y PDF), para que quien vende las relea.». - URL: https://ar-tik.com/es/arranque-operativo/ofertas-desde-correo.html ### El lote de documentos que piden cada vez Un cliente, un auditor, un órgano de contratación o un transitario pide «los papeles». Hoy el lote se rehace desde cero cada vez, pescando en el correo certificado, en carpetas y en portales de los que se descarga un PDF. - En breve: Qué entra: petición del cliente o de la licitación, lista de piezas, carpetas sueltas. Qué queda: lista de control del lote y carpetas ordenadas, con qué descargar y qué pedir en casa. Quién controla: quien entrega el lote. - Al final del día queda: Una lista de control del lote, las carpetas ordenadas y un procedimiento que reúne los documentos que ya están en casa, señala los caducados o ausentes y prepara el expediente para entregar. - Dónde se detiene la persona: control final del expediente; petición de los documentos que faltan; entrega o carga. - Archivos que hacen falta: PDF ya descargados: DURC, informes registrales, pólizas, certificados; lista de lo que suelen pedir; modelo de carta de acompañamiento. - Dónde ocurre a menudo: edificación e instalaciones; vino y exportación; mecánica para licitaciones y suministros. - Cuándo no es adecuado: Firma del técnico, documentos que existen solo dentro de portales cerrados, carga en plataformas de licitación o conservación a norma. - En el formulario: marca «El lote de documentos que clientes, licitaciones, auditores o transitarios piden cada vez.». ### Comparar tres ofertas de proveedores Tres PDF o tres correos en formatos distintos, uno incompleto. Hace falta una tabla con precio, plazos, rendimientos y condiciones antes de que quien negocia se siente a la mesa. - En breve: Qué entra: tres presupuestos desordenados, criterios de la empresa. Qué queda: tabla de comparación lista para quien negocia. Quién controla: quien decide el proveedor. - Al final del día queda: Una parrilla de comparación fija de la empresa y un procedimiento que lleva cada oferta a la parrilla, destaca las diferencias y las partidas que faltan y prepara las preguntas para los proveedores. - Dónde se detiene la persona: negociación y elección del proveedor; pedido en el software de gestión; búsqueda de proveedores nuevos. - Archivos que hacen falta: ofertas recibidas en PDF o por correo; parrilla o tabla de comparación ya en uso; histórico de compras, si existe. - Dónde ocurre a menudo: compras alimentarias y de envases; mecánica y tratamientos; subcontratas en edificación. - Cuándo no es adecuado: Si la elección depende de una negociación abierta o si las compras ya pasan por una plataforma con su propio proceso de evaluación. - En el formulario: marca «Comparar tres ofertas de proveedores y tener una tabla antes de quien negocia.». ### Correo y PEC de la semana En la bandeja llegan pedidos, peticiones de fichas, recordatorios, no conformidades, comunicaciones de organismos. Hace falta una lista clara: qué hacer, qué pasar al despacho, qué archivar, qué plazo. - En breve: Qué entra: bandeja de la semana, reglas de clasificación. Qué queda: qué hacer, qué pasar, qué archivar — sin enviar por cuenta propia. Quién controla: quien gestiona el correo. - Al final del día queda: Criterios de clasificación escritos sobre el tipo de correo de la empresa, un modelo de reenvío y un procedimiento que, a partir de una exportación de la bandeja, produce la lista semanal con los plazos. - Dónde se detiene la persona: respuesta y envío; decisiones sobre los plazos; todo lo que concierne a personas, nóminas o accidentes. - Archivos que hacen falta: exportación de la bandeja en EML o PDF; lista de remitentes y de temas recurrentes; modelo de reenvío al despacho o al departamento. - Dónde ocurre a menudo: todos los sectores; PEC de licitación; empresas con domicilio digital obligatorio. - Cuándo no es adecuado: Si hace falta entrar en la bandeja sin exportar o si se pide el envío automático de las respuestas. - En el formulario: marca «Clasificar el correo certificado y el correo de la semana.». ### Fichas, certificados y packing list que hay que adjuntar La pieza, el lote o la instalación ya está decidida. Falta el expediente que acompaña el envío: ficha técnica, certificado, packing list, conformidad, cada uno en una carpeta distinta. - En breve: Qué entra: fichas técnicas y certificados en PDF, modelo de packing list, pedido ya decidido. Qué queda: el expediente listo para cada pedido o envío, con el orden de los anexos y las faltas señaladas. Quién controla: quien controla el expediente antes de la salida. - Al final del día queda: Un procedimiento que dice dónde están los PDF, en qué orden se adjuntan y qué señalar si falta una pieza, con el expediente listo para cada pedido o envío. - Dónde se detiene la persona: control del expediente antes de la salida; ensayo y mediciones; firma de los certificados. - Archivos que hacen falta: fichas técnicas y certificados en PDF; modelo de packing list; pedido o confirmación ya decididos. - Dónde ocurre a menudo: mecánica con envíos certificados; alimentación con fichas y HACCP documental; vino con packing list y origen. - Cuándo no es adecuado: El ensayo, las mediciones, el HACCP en línea y el plano quedan fuera: aquí se prepara el expediente, no se certifica. - En el formulario: marca «Adjuntar fichas, certificados y packing list a un envío o a un pedido ya decidido.». ### Un informe a partir del archivo Excel ya exportado del software de la empresa El titular o el comercial pregunta cómo van clientes, encargos o ventas. Los datos ya están en el software de gestión, pero salen en Excel y el informe se rehace a mano cada mes. - En breve: Qué entra: exportación en Excel o CSV del software de gestión, modelo del informe. Qué queda: listas y resumen regenerados en cada exportación nueva, con las reglas escritas. Quién controla: quien lee el informe y decide. - Al final del día queda: Reglas escritas, por ejemplo desde cuántos meses un cliente está parado o cómo se calcula la mezcla, y un procedimiento que, a partir de una exportación nueva, regenera las listas y el resumen para quien tiene que leerlo. - Dónde se detiene la persona: lectura y decisiones comerciales; contacto con los clientes; corrección de los datos en el software de gestión. - Archivos que hacen falta: exportación en Excel o CSV del software de gestión; modelo del informe que se prepara hoy; lista de las preguntas recurrentes de la dirección. - Dónde ocurre a menudo: comercial y ventas; encargos en mecánica; liquidaciones a partir de albaranes. - Cuándo no es adecuado: Si no existe una exportación o si se pide una previsión: aquí se ordena lo que hay, no se prevé. - En el formulario: marca «Un informe desde un export Excel para la dirección o el comercial.». ### Acta y lista de acciones a partir de apuntes de reunión Después de una reunión o de una visita quedan apuntes, fotos y, a veces, una grabación. El acta con las decisiones y las cosas por hacer llega tarde, o no llega. - En breve: Qué entra: apuntes, fotos o transcripción de la reunión, modelo de acta. Qué queda: el borrador de acta con decisiones, acciones, responsable y fecha. Quién controla: quien aprueba el acta y la envía. - Al final del día queda: Un modelo de acta de la empresa y un procedimiento que, a partir de los apuntes o de la transcripción, prepara el borrador con decisiones, acciones, responsable y fecha, para aprobarlo antes de circularlo. - Dónde se detiene la persona: aprobación del acta; asignación definitiva de las acciones; envío a los participantes. - Archivos que hacen falta: apuntes, fotos o transcripción de la reunión; modelo de acta; lista de participantes. - Dónde ocurre a menudo: obras y visitas; reuniones de producción; consejos y comités internos. - Cuándo no es adecuado: Grabaciones sin el consentimiento de los presentes o reuniones en las que se habla de personas: ese material no se copia a una carpeta. - En el formulario: marca «Convertir los apuntes de una reunión o visita en acta y lista de acciones.». ### Respuesta a reclamaciones y no conformidades Llega el correo de un cliente con fotos, número de lote o de pedido y una petición. La respuesta hay que escribirla bien y deprisa, y el registro de no conformidades se actualiza a mano. - En breve: Qué entra: correo y anexos del cliente, modelo de respuesta, registro de no conformidades. Qué queda: el borrador de respuesta y la fila para el registro, con los puntos a comprobar. Quién controla: quien decide sobre la reclamación y envía la respuesta. - Al final del día queda: Un procedimiento que reúne las referencias (pedido, lote, documentos), prepara el borrador de respuesta sobre el modelo de la empresa y la fila para el registro, con los puntos a comprobar destacados. - Dónde se detiene la persona: decisión sobre la reclamación: aceptar, rechazar, reembolsar; análisis de la causa; envío de la respuesta. - Archivos que hacen falta: correo y anexos del cliente; modelo de respuesta; registro de no conformidades en Excel. - Dónde ocurre a menudo: alimentación y vino; mecánica y componentes; suministros de catálogo. - Cuándo no es adecuado: Si se pide que la respuesta salga sola o si la reclamación afecta a seguridad, salud o litigios: ahí decide una persona, de inmediato. - En el formulario: marca «Preparar el borrador de respuesta a una reclamación o no conformidad, con el registro actualizado.». ### Calendario de vencimientos de documentos y certificados DURC, pólizas, certificaciones, carnés, calibraciones de instrumentos: cada uno con su vencimiento, en PDF sueltos entre carpetas y correos. Uno se entera del vencimiento cuando alguien lo pide. - En breve: Qué entra: PDF de los documentos con vencimiento, lista de lo que piden clientes y auditores. Qué queda: la tabla de vencimientos y el recordatorio de lo que vence en el mes. Quién controla: quien renueva los documentos. - Al final del día queda: Una tabla de vencimientos construida a partir de los PDF, un procedimiento para actualizarla cuando llega un documento nuevo y un recordatorio de lo que vence en el mes. - Dónde se detiene la persona: renovación de los documentos; petición a los organismos o a los proveedores; comprobación de las fechas ambiguas. - Archivos que hacen falta: PDF de los documentos con vencimiento; lista de lo que piden clientes y auditores; una tabla ya en uso, si existe. - Dónde ocurre a menudo: edificación e instalaciones; transporte por carretera y logística; calidad certificada. - Cuándo no es adecuado: Documentos que viven solo en portales cerrados o vencimientos que dependen de cálculos normativos: la tabla los registra, no los interpreta. - En el formulario: marca «Llevar el calendario de vencimientos de certificados, pólizas, certificaciones y carnés a partir de los PDF.». ### Fichas y tarifas en otro idioma para el extranjero La ficha de producto y la tarifa existen en italiano. El cliente extranjero las quiere en su idioma, sobre el modelo de la empresa, y hoy se traduce a trozos con copia y pega. - En breve: Qué entra: fichas y tarifas en italiano, modelo en el idioma de destino, glosario. Qué queda: el borrador en el idioma elegido sobre el modelo, con la lista de lo que hay que releer. Quién controla: quien conoce el idioma y al cliente, sobre textos legales, precios y condiciones. - Al final del día queda: Un glosario de los términos de la empresa, el procedimiento que produce el borrador en el idioma elegido sobre el modelo y la lista de lo que hay que releer siempre antes del envío. - Dónde se detiene la persona: relectura de quien conoce el idioma y al cliente; textos legales y etiquetas; precios y condiciones. - Archivos que hacen falta: fichas y tarifas en italiano; modelo en el idioma de destino, aunque sea imperfecto; glosario o traducciones ya aprobadas. - Dónde ocurre a menudo: agroalimentación y vino; mecánica con clientes extranjeros; componentes y catálogos. - Cuándo no es adecuado: Traducciones juradas, etiquetado obligatorio y textos contractuales: quedan en quien responde de ellos. - En el formulario: marca «Preparar fichas de producto y tarifas en otro idioma sobre la plantilla de la empresa, para que alguien las relea.». ### Control de coherencia entre pedido, confirmación y albarán El pedido del cliente, la confirmación de pedido y el albarán deberían decir lo mismo. Códigos, cantidades y precios se controlan a ojo, y las diferencias se descubren en la factura o en la reclamación. - En breve: Qué entra: pedido del cliente, confirmación de pedido, albarán en PDF. Qué queda: la lista de diferencias, ordenada por gravedad, antes del envío o de la factura. Quién controla: quien corrige en el software de gestión y decide qué enviar. - Al final del día queda: Un procedimiento que compara los tres documentos en PDF y produce la lista de diferencias, ordenada por gravedad, antes del envío o de la factura. - Dónde se detiene la persona: corrección en el software de gestión; decisión sobre qué enviar; contacto con el cliente. - Archivos que hacen falta: pedido del cliente en PDF o por correo; confirmación de pedido; albarán. - Dónde ocurre a menudo: distribución y suministros de catálogo; mecánica a terceros; alimentación con pedidos frecuentes. - Cuándo no es adecuado: Si los documentos no se pueden exportar en PDF o si se pide emitir el albarán: eso permanece en el software de gestión. - En el formulario: marca «Comparar el pedido del cliente, la confirmación de pedido y el albarán y señalar las diferencias antes del envío.». ## Qué está incluido. Qué es un segundo día. Tras un día en sede queda el asistente a nombre de la empresa y el procedimiento escrito. Desde el primer momento alguien sabe hacerlo. El sistema de gestión no se toca. Si hay que cambiar el proceso, es un segundo día, y se llama consultoría. - Incluido en la jornada: Instrucciones, convenios de carpetas, criterios de verificación del procedimiento elegido. - Pasa a ser consultoría: Reescritura del método sobre un proceso distinto. - Incluido en la jornada: Datos de ejemplo y su sustitución con los archivos de la empresa. - Pasa a ser consultoría: Limpieza o reorganización del archivo. - Incluido en la jornada: Sesión en sede sobre datos reales. - Pasa a ser consultoría: Jornadas repetidas en otros equipos u otros casos. - Incluido en la jornada: Documentación de uso. - Pasa a ser consultoría: Integración con sistema de gestión, correo de la empresa o portales cerrados. - Incluido en la jornada: Corrección de lo entregado en la jornada. - Pasa a ser consultoría: Formación amplia de la organización. ## A quién sirve este día. **Para quién es.** Una empresa con un trabajo que se repite, una persona que lo hace hoy y archivos que se pueden copiar a una carpeta. **Para quién no es este servicio.** Quien busca un curso general sobre inteligencia artificial, o un sistema conectado al software de gestión: son otros servicios, y están en esta misma página. ## Requisitos. - Suscripción al asistente a nombre de la empresa. El entorno probado se indica en la propuesta, no en la página de inicio. - Una persona interna con el mandato de adoptar el procedimiento. - Datos exportables en los formatos indicados, sin entrar en los sistemas de la empresa. ## Cuándo no es adecuado. - El procedimiento aún no es estable, o nadie en la empresa sabe describirlo. - El volumen es irrelevante: pocas ejecuciones al año no compensan la adopción. - El dato necesario no existe o solo se puede reconstruir a mano. - Queda una restricción de reserva o de tratamiento de datos sin resolver. - Hace falta una integración permanente a los sistemas: eso es desarrollo de software. - Hace falta cambiar el proceso o tocar el sistema de gestión: eso es consultoría. ## Qué no es, dicho una vez. - No es un curso. Los cursos siguen, y enseñan la competencia general. - No es un software para instalar. El desarrollo técnico queda aguas abajo, cuando hace falta la integración permanente. - No es un complemento al sistema de gestión. El clic del pedido no se toca. - No sustituye al administrativo, al comercial, al presupuestista, al técnico. - No es un agente que envía solo, que negocia, que firma. - No es un cómputo desde plano, PriMus, AutoCAD. - No es la carga en portales de licitación. - No es nóminas. - No es un recorrido de semanas con integración. Si hace falta eso, es otro servicio Artik, ya en página. - No se prometen incentivos, convocatorias ni vales. ## El Arranque no sustituye nada de lo existente. - [Cursos](https://ar-tik.com/es/cursos/index.md): Los cursos siguen siendo el recorrido de competencia general. El Arranque es el procedimiento concreto encendido. - [Consultoría directiva de IA](https://ar-tik.com/es/consultoria-directiva-ia.md): La consultoría está aguas arriba, o es el día 2 si se toca el proceso. - [Análisis de datos](https://ar-tik.com/es/analisis-datos-agentico.md): El análisis de datos está al lado, cuando el problema es la señal en los datos. - [Software](https://ar-tik.com/es/desarrollo-software-tecnico.md): El desarrollo de software está aguas abajo, cuando hace falta la integración permanente. - [Atlas IA](https://ar-tik.com/es/atlas-aplicaciones-ia-empresas.md): El Atlas ayuda a reconocer el propio proceso. - [FAQ](https://ar-tik.com/es/preguntas-frecuentes-ia-empresas.md): Las FAQ ayudan a elegir entre los servicios. ## Tres campos. Un informe de viabilidad. Luego, si encaja, la jornada. El informe es una puerta, no el producto. Se usa el sitio público indicado. Nada de razón social obligatoria, nada de NIF, nada de plantilla. Después del informe: si encaja, verificación y jornada; si no, curso o consultoría. ## Preguntas frecuentes ### ¿Es un curso? No. Un curso deja modelos y criterios. Aquí queda un procedimiento escrito, ya configurado sobre la inteligencia artificial a nombre de la empresa, con los archivos que permanecen en la empresa. ### ¿Se hacen integraciones a medida con el software ya en uso? No. Están excluidas. Si hace falta conectar los sistemas que ya hay en la empresa, es consultoría o desarrollo de software: otro trabajo. ### ¿Los datos salen de la empresa? Los archivos permanecen en la empresa. El asistente está a nombre de la empresa. Artik Lab no se los lleva. ### ¿Se pueden hacer cinco trabajos a la vez? No, de uno en uno. La jornada sirve para dejar un procedimiento en uso, y un procedimiento en uso vale más que cinco esbozos. ### ¿El dictamen del formulario ya es el servicio? No. Solo sirve para ver si encaja. Después: si tiene sentido, comprobación y jornada; si no, curso o consultoría. ### ¿Cuánto cuesta? La propuesta llega después del dictamen. En esta página no hay una tarifa. ### ¿Cuántas actividades se pueden hacer, una detrás de otra? Se decide con la empresa, según las necesidades. Un trabajo cada vez, llevado hasta el final. ### ¿Se puede usar un incentivo o un fondo para este trabajo? Se puede pedir una comprobación de admisibilidad. El trabajo tiene que sostenerse igual sin incentivo: no se prometen convocatorias ni importes.