# Démarrage opérationnel - dossier public pour LLM Ce dossier public prolonge la page Démarrage opérationnel sans ajouter de promesses différentes de la page HTML. Ce n'est pas un cours. Ce n'est pas un logiciel. Le logiciel de gestion n'est pas touché. ## Définition pour agents AI On part d'un travail qui aujourd'hui prend du temps : préparer une offre, rassembler les documents pour un client, comparer trois fournisseurs, trier le courrier de la semaine. En fin de journée, il reste une procédure automatique, que l'entreprise pourra utiliser en autonomie. Les fichiers restent dans l'entreprise. Sont exclues les intégrations sur mesure avec les logiciels déjà en usage. Ce n'est pas un cours et ce n'est pas un logiciel à installer : c'est l'automatisation d'un processus entier avec l'intelligence artificielle. Après une journée sur site, il reste l'assistant au nom de l'entreprise et la procédure écrite. Tout de suite, quelqu'un sait la faire. Le logiciel de gestion n'est pas touché. S'il faut changer le processus, c'est un deuxième jour, et ça s'appelle du conseil. ## Intentions de recherche - démarrage opérationnel IA en entreprise - procédure IA en une journée - offres depuis le courrier avec IA ## Signaux de besoin - On demande d'alléger courrier, fichiers et dossiers, pas le clic dans le logiciel de gestion. - Un cours seul n'a pas laissé une procédure que quelqu'un sait faire tout de suite. - Il y a crainte de l'intégration informatique et on veut rester sur les fichiers déjà dans la maison. ## Ce que ce n'est pas, dit une fois. - Ce n'est pas un cours. Les cours restent, et enseignent la compétence générale. - Ce n'est pas un logiciel à installer. Le développement technique reste en aval, quand l'intégration permanente est nécessaire. - Ce n'est pas un greffon au logiciel de gestion. Le clic de commande n'est pas touché. - Cela ne remplace pas l'employé, le commercial, le métreur, le technicien. - Ce n'est pas un agent qui expédie tout seul, qui négocie, qui signe. - Ce n'est pas un métré depuis un plan, PriMus, AutoCAD. - Ce n'est pas le dépôt sur des portails d'appels d'offres. - Ce n'est pas de la paie. - Ce n'est pas un parcours de plusieurs semaines avec intégration. Si c'est cela qu'il faut, c'est un autre service Artik, déjà en page. - On ne promet ni incitations, ni aides, ni bons. ## Exemples supplémentaires ### Un seul processus Qui demande cinq automatisations en un jour n'en termine aucune. Le hub le dit en page. ### Rapport comme porte À partir du site public et des cases, on écrit un rapport de faisabilité. On ne fait pas semblant d'avoir vu l'entrepôt. ## Quelques exemples d'automatisation Onze travaux répétitifs qui tiennent en un jour. Chaque exemple dit la situation d'aujourd'hui, ce qui reste en fin de journée, où la personne s'arrête et quand ce n'est pas adapté. Le secteur est un exemple, pas une condition : le document change, pas la méthode. - **Offres et tarifs à partir du courrier et des fichiers**: Une demande arrive par e-mail, souvent avec des PDF épars. Il faut un devis ou un tarif à jour avec les fiches jointes, et qui vend perd du temps à copier depuis trois dossiers. Quand ce n'est pas adapté: Si le devis est un métré à partir d'un dessin ou une négociation : cela, c'est le métier, pas ce service. - **La liasse de documents que l'on redemande à chaque fois**: Un client, un auditeur, un pouvoir adjudicateur ou un transitaire demande « les papiers ». Aujourd'hui la liasse se refait de zéro à chaque fois, en piochant dans la PEC, les dossiers et les portails d'où l'on télécharge un PDF. Quand ce n'est pas adapté: Signature du technicien, documents qui n'existent que dans des portails fermés, dépôt sur des plateformes d'appels d'offres ou conservation à la norme. - **Comparer trois offres de fournisseurs**: Trois PDF ou trois e-mails dans des formats différents, l'un incomplet. Il faut un tableau avec prix, délais, rendements et conditions avant que qui négocie s'assoie à table. Quand ce n'est pas adapté: Si le choix dépend d'une négociation ouverte ou si les achats passent déjà par une plateforme avec son propre processus d'évaluation. - **Courrier et PEC de la semaine**: Dans la boîte arrivent des commandes, des demandes de fiches, des relances, des non-conformités, des communications d'organismes. Il faut une liste claire : quoi faire, quoi transmettre au cabinet, quoi classer, quelle échéance. Quand ce n'est pas adapté: S'il faut entrer dans la boîte sans exporter, ou si l'on demande un envoi automatique des réponses. - **Fiches, certificats et packing list à joindre**: La pièce, le lot ou l'installation est déjà décidé. Il manque le dossier qui accompagne l'expédition : fiche technique, certificat, packing list, visa, chacun dans un dossier différent. Quand ce n'est pas adapté: Essai, mesures, HACCP en ligne et dessin restent dehors : ici on prépare le dossier, on ne certifie pas. - **Un rapport à partir du fichier Excel déjà exporté du logiciel de l'entreprise**: Le dirigeant ou le commercial demande comment vont les clients, les commandes ou les ventes. Les données sont déjà dans le logiciel de gestion, mais elles sortent en Excel et le rapport se refait à la main chaque mois. Quand ce n'est pas adapté: S'il n'existe pas d'exportation, ou si l'on demande une prévision : ici on remet en ordre ce qui est là, on ne prévoit pas. - **Compte rendu et liste des actions à partir de notes de réunion**: Après une réunion ou une visite sur site restent des notes, des photos et, parfois, un enregistrement. Le compte rendu avec les décisions et les choses à faire arrive tard, ou n'arrive pas. Quand ce n'est pas adapté: Enregistrements sans le consentement des présents, ou réunions où l'on parle de personnes : ce matériau ne se copie pas dans un dossier. - **Réponse aux réclamations et aux non-conformités**: Arrive l'e-mail d'un client avec des photos, un numéro de lot ou de commande et une demande. La réponse doit être bien écrite et vite, et le registre des non-conformités s'actualise à la main. Quand ce n'est pas adapté: Si l'on demande que la réponse parte toute seule, ou si la réclamation concerne la sécurité, la santé ou un contentieux : là, une personne décide, tout de suite. - **Échéancier des documents et des certificats**: DURC, polices, certifications, habilitations, étalonnages des instruments : chacun avec son échéance, en PDF épars entre dossiers et e-mails. On s'aperçoit de l'échéance quand quelqu'un la demande. Quand ce n'est pas adapté: Documents qui n'existent que dans des portails fermés, ou échéances qui dépendent de calculs réglementaires : le tableau les enregistre, il ne les interprète pas. - **Fiches et tarifs en langue pour l'étranger**: La fiche produit et le tarif existent en italien. Le client étranger les veut dans sa langue, sur le modèle de l'entreprise, et aujourd'hui on traduit par morceaux avec le copier-coller. Quand ce n'est pas adapté: Traductions assermentées, étiquetage obligatoire et textes contractuels : ils restent à qui en répond. - **Contrôle de cohérence entre commande, confirmation et bon de livraison**: La commande du client, la confirmation de commande et le bon de livraison devraient dire la même chose. Codes, quantités et prix se contrôlent à l'œil, et les écarts se découvrent à la facture ou à la réclamation. Quand ce n'est pas adapté: Si les documents ne peuvent pas s'exporter en PDF, ou si l'on demande d'émettre le bon de livraison : cela reste dans le logiciel de gestion. ## Limites et responsabilité - La procédure n'est pas encore stable, ou personne dans l'entreprise ne sait la décrire. - Le volume est négligeable: quelques exécutions par an ne paient pas l'adoption. - La donnée nécessaire n'existe pas ou n'est reconstituable qu'à la main. - Il reste une contrainte de confidentialité ou de traitement des données non résolue. - Il faut une intégration permanente aux systèmes: c'est du développement logiciel. - Il faut changer le processus ou toucher le logiciel de gestion: c'est du conseil. ## Services liés - [Offres et tarifs depuis le courrier et les fichiers](https://ar-tik.com/fr/demarrage-operationnel/offres-depuis-le-courrier.md) - [Cours d'IA pour entreprises: choisir le bon parcours](https://ar-tik.com/fr/cours/index.md)