# Démarrage opérationnel : en un jour, on automatise un processus important, avec une procédure qui reste dans l'entreprise et que l'on peut utiliser tout de suite.

On part d'un travail qui aujourd'hui prend du temps : préparer une offre, rassembler les documents pour un client, comparer trois fournisseurs, trier le courrier de la semaine. En fin de journée, il reste une procédure automatique, que l'entreprise pourra utiliser en autonomie. Les fichiers restent dans l'entreprise. Sont exclues les intégrations sur mesure avec les logiciels déjà en usage. Ce n'est pas un cours et ce n'est pas un logiciel à installer : c'est l'automatisation d'un processus entier avec l'intelligence artificielle.

## Qu'est-ce que le Démarrage opérationnel.

Un cours laisse des notions. Un paramétrage seul laisse un outil que personne n'utilise. Le Démarrage opérationnel ferme les deux manques le même jour: l'assistant est au nom de l'entreprise, la procédure est écrite, les données d'exemple tournent, puis on passe aux fichiers réels.

Les fichiers restent dans l'entreprise. Artik Lab ne les emporte pas. Aucun lien vers le logiciel de gestion n'est installé.

Un travail à la fois, mené jusqu’au bout.

## Quand c'est fait.

Quelqu'un dans l'entreprise est responsable de la procédure. La procédure est écrite. La semaine suivante, on s'en sert. Une métrique est dite avant la journée, même grossière: le temps d'un brouillon à relire, pas un envoi tout seul.

## Quand un travail est terminé

Un travail est terminé lorsque quatre choses sont vraies ensemble : une personne dans l'entreprise a pour mission d'utiliser la procédure ; la procédure est écrite en français ; la mesure a été convenue avant la journée ; dans la semaine suivante, la procédure a été utilisée sur les fichiers réels.

## Comment ça se passe.

1. **Le besoin**: On décrit le processus à alléger: qui l'exécute aujourd'hui, combien de fois par mois, où le temps se perd. Il n'est pas nécessaire de savoir quel outil acheter.
   Entre: qui fait le travail aujourd'hui, combien de fois par mois, où le temps se perd · Reste: la description du travail · Qui décide: qui le fait aujourd'hui et la direction · Combien ça dure: un premier échange
2. **La vérification**: On s'assure que la procédure est stable et descriptible, que les données existent et sont exportables, qu'une personne interne a le mandat de l'adopter, et qu'il ne reste pas de contraintes de confidentialité non résolues. Les blocages se découvrent ici, avant la proposition.
   Entre: la description et un exemple de fichier · Reste: un avis écrit : cela tient en un jour ou non, et ce que l'on ne fera pas · Qui décide: Artik Lab · Combien ça dure: avant de proposer la journée
3. **La proposition**: Elle indique l'activité, ce que contient la journée, quelles licences l'entreprise doit détenir à son nom, quels dossiers préparer. Artik Lab ne revend pas les licences et n'en répond pas.
   Entre: l'avis · Reste: la proposition : quel travail, ce que contient la journée, quel abonnement activer, quels dossiers préparer · Qui décide: l'entreprise · Combien ça dure: le temps de la lire
4. **L'environnement**: Il arrive déjà réglé, avec des données d'exemple. On peut l'ouvrir et l'essayer avant la rencontre.
   Entre: les dossiers préparés · Reste: la procédure déjà réglée, avec des exemples, à essayer avant la rencontre · Qui décide: la personne chargée · Combien ça dure: avant la journée
5. **Le premier test**: Une journée sur site: des exemples aux fichiers réels. En fin de journée il reste un résultat réel, pas un exercice. S'il apparaît que le processus doit changer, c'est du conseil, pas une extension de la journée.
   Entre: les fichiers réels · Reste: un résultat réel et la procédure écrite · Qui décide: la personne chargée, avec Artik Lab dans la salle · Combien ça dure: un jour sur site

## Quelques exemples d'automatisation

Onze travaux répétitifs qui tiennent en un jour. Chaque exemple dit la situation d'aujourd'hui, ce qui reste en fin de journée, où la personne s'arrête et quand ce n'est pas adapté. Le secteur est un exemple, pas une condition : le document change, pas la méthode.

### Offres et tarifs à partir du courrier et des fichiers

Une demande arrive par e-mail, souvent avec des PDF épars. Il faut un devis ou un tarif à jour avec les fiches jointes, et qui vend perd du temps à copier depuis trois dossiers.

- En bref: Entre: e-mails et PDF de demande, tarif, fiches. Reste: le brouillon d'offre sur le modèle de l'entreprise, avec la liste de ce qui manque. Contrôle: qui vend, sur le prix, la remise et l'envoi.
- En fin de journée, il reste : Une procédure qui, à partir de l'e-mail et des PDF, compose le brouillon d'offre ou de tarif sur le modèle de l'entreprise et signale ce qui manque. Le brouillon, c'est qui vend qui le relit.
- Où la personne s'arrête: prix et remise; oui ou non à la demande; envoi au client.
- Fichiers nécessaires: e-mails et PDF de demande; tarif interne; fiches produit; modèle d'offre.
- Où cela arrive souvent: transformation alimentaire; mécanique à façon; bâtiment et installations.
- Quand ce n'est pas adapté: Si le devis est un métré à partir d'un dessin ou une négociation : cela, c'est le métier, pas ce service.
- Dans le formulaire : cocher «Offres, tarifs et fiches à assembler (courrier et PDF), à faire relire par qui vend.».
- URL: https://ar-tik.com/fr/demarrage-operationnel/offres-depuis-le-courrier.html

### La liasse de documents que l'on redemande à chaque fois

Un client, un auditeur, un pouvoir adjudicateur ou un transitaire demande « les papiers ». Aujourd'hui la liasse se refait de zéro à chaque fois, en piochant dans la PEC, les dossiers et les portails d'où l'on télécharge un PDF.

- En bref: Entre: demande du client ou de l'appel d'offres, liste des pièces, dossiers épars. Reste: liste de contrôle de la liasse et dossiers rangés, avec ce qu'il faut télécharger et ce qu'il faut demander en interne. Contrôle: qui remet la liasse.
- En fin de journée, il reste : Une liste de contrôle de la liasse, les dossiers rangés et une procédure qui rassemble les documents déjà dans la maison, signale ceux qui sont échus ou manquants et prépare le dossier à remettre.
- Où la personne s'arrête: contrôle final du dossier; demande des documents manquants; remise ou chargement.
- Fichiers nécessaires: PDF déjà téléchargés : DURC, extraits, polices, certificats; liste de ce qui est demandé d'habitude; modèle de lettre d'accompagnement.
- Où cela arrive souvent: bâtiment et installations; vin et export; mécanique pour appels d'offres et fournitures.
- Quand ce n'est pas adapté: Signature du technicien, documents qui n'existent que dans des portails fermés, dépôt sur des plateformes d'appels d'offres ou conservation à la norme.
- Dans le formulaire : cocher «Le dossier de documents que clients, appels d'offres, auditeurs ou transitaires demandent à chaque fois.».

### Comparer trois offres de fournisseurs

Trois PDF ou trois e-mails dans des formats différents, l'un incomplet. Il faut un tableau avec prix, délais, rendements et conditions avant que qui négocie s'assoie à table.

- En bref: Entre: trois devis en désordre, critères de l'entreprise. Reste: tableau de comparaison prêt pour qui négocie. Contrôle: qui décide du fournisseur.
- En fin de journée, il reste : Une grille de comparaison fixe de l'entreprise et une procédure qui reporte chaque offre sur la grille, met en évidence les écarts et les postes manquants et prépare les questions à poser aux fournisseurs.
- Où la personne s'arrête: négociation et choix du fournisseur; commande dans le logiciel de gestion; recherche de nouveaux fournisseurs.
- Fichiers nécessaires: offres reçues en PDF ou par e-mail; grille ou tableau de comparaison déjà en usage; historique des achats, s'il existe.
- Où cela arrive souvent: achats alimentaires et emballages; mécanique et traitements; sous-traitance dans le bâtiment.
- Quand ce n'est pas adapté: Si le choix dépend d'une négociation ouverte ou si les achats passent déjà par une plateforme avec son propre processus d'évaluation.
- Dans le formulaire : cocher «Comparer trois offres fournisseurs et avoir un tableau avant que quelqu'un négocie.».

### Courrier et PEC de la semaine

Dans la boîte arrivent des commandes, des demandes de fiches, des relances, des non-conformités, des communications d'organismes. Il faut une liste claire : quoi faire, quoi transmettre au cabinet, quoi classer, quelle échéance.

- En bref: Entre: boîte de la semaine, règles de tri. Reste: quoi faire, quoi transmettre, quoi classer — sans envoyer tout seul. Contrôle: qui gère le courrier.
- En fin de journée, il reste : Des critères de tri écrits sur le type de courrier de l'entreprise, un modèle de transfert et une procédure qui, à partir d'une exportation de la boîte, produit la liste hebdomadaire avec les échéances.
- Où la personne s'arrête: réponse et envoi; décisions sur les échéances; tout ce qui concerne les personnes, les paies ou les accidents du travail.
- Fichiers nécessaires: exportation de la boîte en EML ou PDF; liste des expéditeurs et des thèmes récurrents; modèle de transfert vers le cabinet ou le service.
- Où cela arrive souvent: tous les secteurs; PEC d'appel d'offres; entreprises avec domicile numérique obligatoire.
- Quand ce n'est pas adapté: S'il faut entrer dans la boîte sans exporter, ou si l'on demande un envoi automatique des réponses.
- Dans le formulaire : cocher «Trier le courrier certifié et le courrier de la semaine.».

### Fiches, certificats et packing list à joindre

La pièce, le lot ou l'installation est déjà décidé. Il manque le dossier qui accompagne l'expédition : fiche technique, certificat, packing list, visa, chacun dans un dossier différent.

- En bref: Entre: fiches techniques et certificats en PDF, modèle de packing list, commande déjà décidée. Reste: le dossier prêt pour chaque commande ou expédition, avec l'ordre des pièces jointes et les manques signalés. Contrôle: qui contrôle le dossier avant le départ.
- En fin de journée, il reste : Une procédure qui dit où sont les PDF, dans quel ordre on les joint et quoi signaler si une pièce manque, avec le dossier prêt pour chaque commande ou expédition.
- Où la personne s'arrête: contrôle du dossier avant le départ; essai et mesures; signature des certificats.
- Fichiers nécessaires: fiches techniques et certificats en PDF; modèle de packing list; commande ou confirmation déjà décidées.
- Où cela arrive souvent: mécanique avec expéditions certifiées; alimentaire avec fiches et HACCP documentaire; vin avec packing list et origine.
- Quand ce n'est pas adapté: Essai, mesures, HACCP en ligne et dessin restent dehors : ici on prépare le dossier, on ne certifie pas.
- Dans le formulaire : cocher «Joindre fiches, certificats et packing list à une expédition ou à une commande déjà décidée.».

### Un rapport à partir du fichier Excel déjà exporté du logiciel de l'entreprise

Le dirigeant ou le commercial demande comment vont les clients, les commandes ou les ventes. Les données sont déjà dans le logiciel de gestion, mais elles sortent en Excel et le rapport se refait à la main chaque mois.

- En bref: Entre: export Excel ou CSV du logiciel de gestion, modèle du rapport. Reste: listes et récapitulatif régénérés à chaque nouvel export, avec les règles écrites. Contrôle: qui lit le rapport et décide.
- En fin de journée, il reste : Des règles écrites, par exemple depuis combien de mois un client est à l'arrêt ou comment on calcule le mix, et une procédure qui, à partir d'un nouvel export, régénère les listes et le récapitulatif pour qui doit le lire.
- Où la personne s'arrête: lecture et décisions commerciales; contact avec les clients; correction des données dans le logiciel de gestion.
- Fichiers nécessaires: export Excel ou CSV du logiciel de gestion; modèle du rapport que l'on prépare aujourd'hui; liste des questions récurrentes de la direction.
- Où cela arrive souvent: commercial et ventes; commandes en mécanique; réalisés à partir des bons de livraison.
- Quand ce n'est pas adapté: S'il n'existe pas d'exportation, ou si l'on demande une prévision : ici on remet en ordre ce qui est là, on ne prévoit pas.
- Dans le formulaire : cocher «Un rapport à partir d'un export Excel pour la direction ou le commercial.».

### Compte rendu et liste des actions à partir de notes de réunion

Après une réunion ou une visite sur site restent des notes, des photos et, parfois, un enregistrement. Le compte rendu avec les décisions et les choses à faire arrive tard, ou n'arrive pas.

- En bref: Entre: notes, photos ou transcription de la réunion, modèle de compte rendu. Reste: le brouillon de compte rendu avec décisions, actions, responsable et date. Contrôle: qui approuve le compte rendu et l'envoie.
- En fin de journée, il reste : Un modèle de compte rendu de l'entreprise et une procédure qui, à partir des notes ou de la transcription, prépare le brouillon avec décisions, actions, responsable et date, à approuver avant de le faire circuler.
- Où la personne s'arrête: approbation du compte rendu; attribution définitive des actions; envoi aux participants.
- Fichiers nécessaires: notes, photos ou transcription de la réunion; modèle de compte rendu; liste des participants.
- Où cela arrive souvent: chantiers et visites sur site; réunions de production; conseils et comités internes.
- Quand ce n'est pas adapté: Enregistrements sans le consentement des présents, ou réunions où l'on parle de personnes : ce matériau ne se copie pas dans un dossier.
- Dans le formulaire : cocher «Transformer les notes d'une réunion ou d'une visite en compte rendu et liste d'actions.».

### Réponse aux réclamations et aux non-conformités

Arrive l'e-mail d'un client avec des photos, un numéro de lot ou de commande et une demande. La réponse doit être bien écrite et vite, et le registre des non-conformités s'actualise à la main.

- En bref: Entre: e-mail et pièces jointes du client, modèle de réponse, registre des non-conformités. Reste: le brouillon de réponse et la ligne pour le registre, avec les points à vérifier. Contrôle: qui décide de la réclamation et envoie la réponse.
- En fin de journée, il reste : Une procédure qui rassemble les références (commande, lot, documents), prépare le brouillon de réponse sur le modèle de l'entreprise et la ligne pour le registre, avec les points à vérifier mis en évidence.
- Où la personne s'arrête: décision sur la réclamation : accepter, refuser, rembourser; analyse de la cause; envoi de la réponse.
- Fichiers nécessaires: e-mail et pièces jointes du client; modèle de réponse; registre des non-conformités en Excel.
- Où cela arrive souvent: alimentaire et vin; mécanique et composants; fournitures sur catalogue.
- Quand ce n'est pas adapté: Si l'on demande que la réponse parte toute seule, ou si la réclamation concerne la sécurité, la santé ou un contentieux : là, une personne décide, tout de suite.
- Dans le formulaire : cocher «Préparer le brouillon de réponse à une réclamation ou une non-conformité, avec le registre mis à jour.».

### Échéancier des documents et des certificats

DURC, polices, certifications, habilitations, étalonnages des instruments : chacun avec son échéance, en PDF épars entre dossiers et e-mails. On s'aperçoit de l'échéance quand quelqu'un la demande.

- En bref: Entre: PDF des documents avec échéance, liste de ce que demandent clients et auditeurs. Reste: le tableau des échéances et le mémo de ce qui échoit dans le mois. Contrôle: qui renouvelle les documents.
- En fin de journée, il reste : Un tableau des échéances construit à partir des PDF, une procédure pour le mettre à jour quand un document nouveau arrive et un mémo de ce qui échoit dans le mois.
- Où la personne s'arrête: renouvellement des documents; demande aux organismes ou aux fournisseurs; contrôle des dates ambiguës.
- Fichiers nécessaires: PDF des documents avec échéance; liste de ce que demandent clients et auditeurs; éventuel tableau déjà en usage.
- Où cela arrive souvent: bâtiment et installations; transport routier et logistique; qualité certifiée.
- Quand ce n'est pas adapté: Documents qui n'existent que dans des portails fermés, ou échéances qui dépendent de calculs réglementaires : le tableau les enregistre, il ne les interprète pas.
- Dans le formulaire : cocher «Tenir l'échéancier des attestations, polices, certifications et habilitations à partir des PDF.».

### Fiches et tarifs en langue pour l'étranger

La fiche produit et le tarif existent en italien. Le client étranger les veut dans sa langue, sur le modèle de l'entreprise, et aujourd'hui on traduit par morceaux avec le copier-coller.

- En bref: Entre: fiches et tarifs en italien, modèle en langue, glossaire. Reste: le brouillon en langue sur le modèle choisi, avec la liste de ce qu'il faut relire. Contrôle: qui connaît la langue et le client, sur les textes juridiques, les prix et les conditions.
- En fin de journée, il reste : Un glossaire des termes de l'entreprise, la procédure qui produit le brouillon en langue sur le modèle choisi et la liste de ce qu'il faut toujours relire avant l'envoi.
- Où la personne s'arrête: relecture par qui connaît la langue et le client; textes juridiques et étiquettes; prix et conditions.
- Fichiers nécessaires: fiches et tarifs en italien; modèle en langue, même imparfait; glossaire ou traductions déjà approuvées.
- Où cela arrive souvent: agroalimentaire et vin; mécanique avec clients étrangers; composants et catalogues.
- Quand ce n'est pas adapté: Traductions assermentées, étiquetage obligatoire et textes contractuels : ils restent à qui en répond.
- Dans le formulaire : cocher «Préparer fiches produit et tarifs dans une autre langue sur le modèle de l'entreprise, à faire relire.».

### Contrôle de cohérence entre commande, confirmation et bon de livraison

La commande du client, la confirmation de commande et le bon de livraison devraient dire la même chose. Codes, quantités et prix se contrôlent à l'œil, et les écarts se découvrent à la facture ou à la réclamation.

- En bref: Entre: commande du client, confirmation de commande, bon de livraison en PDF. Reste: la liste des écarts, classée par gravité, avant l'expédition ou la facture. Contrôle: qui corrige dans le logiciel de gestion et décide de ce qu'il faut expédier.
- En fin de journée, il reste : Une procédure qui compare les trois documents en PDF et produit la liste des écarts, classée par gravité, avant l'expédition ou la facture.
- Où la personne s'arrête: correction dans le logiciel de gestion; décision sur ce qu'il faut expédier; contact avec le client.
- Fichiers nécessaires: commande du client en PDF ou par e-mail; confirmation de commande; bon de livraison.
- Où cela arrive souvent: distribution et fournitures sur catalogue; mécanique à façon; alimentaire avec commandes fréquentes.
- Quand ce n'est pas adapté: Si les documents ne peuvent pas s'exporter en PDF, ou si l'on demande d'émettre le bon de livraison : cela reste dans le logiciel de gestion.
- Dans le formulaire : cocher «Comparer la commande du client, la confirmation de commande et le bon de livraison et signaler les écarts avant l'expédition.».


## Ce qui est compris. Ce qui est un deuxième jour.

Après une journée sur site, il reste l'assistant au nom de l'entreprise et la procédure écrite. Tout de suite, quelqu'un sait la faire. Le logiciel de gestion n'est pas touché. S'il faut changer le processus, c'est un deuxième jour, et ça s'appelle du conseil.

- Compris dans la journée: Instructions, conventions de dossiers, critères de vérification de la procédure choisie.
- Devient du conseil: Réécriture de la méthode sur un processus différent.
- Compris dans la journée: Données d'exemple et leur remplacement par les fichiers de l'entreprise.
- Devient du conseil: Assainissement ou réorganisation des archives.
- Compris dans la journée: Session sur site sur les données réelles.
- Devient du conseil: Journées répétées sur d'autres équipes ou d'autres cas.
- Compris dans la journée: Documentation d'usage.
- Devient du conseil: Intégration au logiciel de gestion, au courrier de l'entreprise ou à des portails fermés.
- Compris dans la journée: Correction de ce que la journée a livré.
- Devient du conseil: Formation étendue de l'organisation.

## À qui s'adresse cette journée.

**Pour qui c'est.** Une entreprise avec un travail qui se répète, une personne qui le fait aujourd'hui et des fichiers que l'on peut copier dans un dossier.

**Pour qui ce service n'est pas.** Qui cherche un cours général sur l'intelligence artificielle, ou un système relié au logiciel de gestion : ce sont d'autres services, et ils sont sur cette même page.

## Prérequis.

- Abonnement à l'assistant au nom de l'entreprise. L'environnement éprouvé est indiqué dans la proposition, pas sur la page d'accueil.
- Une personne interne avec le mandat d'adopter la procédure.
- Données exportables dans les formats indiqués, sans entrer dans les systèmes de l'entreprise.

## Quand ce n'est pas adapté.

- La procédure n'est pas encore stable, ou personne dans l'entreprise ne sait la décrire.
- Le volume est négligeable: quelques exécutions par an ne paient pas l'adoption.
- La donnée nécessaire n'existe pas ou n'est reconstituable qu'à la main.
- Il reste une contrainte de confidentialité ou de traitement des données non résolue.
- Il faut une intégration permanente aux systèmes: c'est du développement logiciel.
- Il faut changer le processus ou toucher le logiciel de gestion: c'est du conseil.

## Ce que ce n'est pas, dit une fois.

- Ce n'est pas un cours. Les cours restent, et enseignent la compétence générale.
- Ce n'est pas un logiciel à installer. Le développement technique reste en aval, quand l'intégration permanente est nécessaire.
- Ce n'est pas un greffon au logiciel de gestion. Le clic de commande n'est pas touché.
- Cela ne remplace pas l'employé, le commercial, le métreur, le technicien.
- Ce n'est pas un agent qui expédie tout seul, qui négocie, qui signe.
- Ce n'est pas un métré depuis un plan, PriMus, AutoCAD.
- Ce n'est pas le dépôt sur des portails d'appels d'offres.
- Ce n'est pas de la paie.
- Ce n'est pas un parcours de plusieurs semaines avec intégration. Si c'est cela qu'il faut, c'est un autre service Artik, déjà en page.
- On ne promet ni incitations, ni aides, ni bons.

## Le Démarrage ne remplace rien de ce qui existe.

- [Cours](https://ar-tik.com/fr/cours/index.md): Les cours restent le parcours de compétence générale. Le Démarrage est la procédure précise allumée.
- [Conseil managérial IA](https://ar-tik.com/fr/conseil-managerial-ia.md): Le conseil est en amont, ou c'est le jour 2 si l'on touche le processus.
- [Analyse de données](https://ar-tik.com/fr/analyse-donnees-agentique.md): L'analyse de données est à côté, quand le problème est le signal dans les données.
- [Logiciels](https://ar-tik.com/fr/developpement-logiciels-techniques.md): Le développement logiciel est en aval, quand l'intégration permanente est nécessaire.
- [Atlas IA](https://ar-tik.com/fr/atlas-applications-ia-entreprises.md): L'Atlas aide à reconnaître son processus.
- [FAQ](https://ar-tik.com/fr/questions-frequentes-ia-entreprises.md): La FAQ aide à choisir entre les services.

## Trois champs. Un rapport de faisabilité. Puis, s'il y a adéquation, la journée.

Le rapport est une porte, pas le produit. On utilise le site public indiqué. Pas de raison sociale obligatoire, pas de numéro fiscal, pas d'effectif. Après le rapport: s'il y a adéquation, vérification et journée; sinon, cours ou conseil.

## Questions fréquentes

### Est-ce un cours ?

Non. Un cours laisse des modèles et des critères. Ici reste une procédure écrite, déjà réglée sur l'intelligence artificielle au nom de l'entreprise, avec les fichiers qui restent dans l'entreprise.

### Fait-on des intégrations sur mesure avec les logiciels déjà en usage ?

Non. Elles sont exclues. S'il faut relier les systèmes déjà dans l'entreprise, c'est du conseil ou du développement logiciel : un autre travail.

### Les données sortent-elles de l'entreprise ?

Les fichiers restent dans l'entreprise. L'assistant est au nom de l'entreprise. Artik Lab ne les emporte pas.

### Peut-on faire cinq travaux ensemble ?

Non, un à la fois. La journée sert à laisser une procédure en usage, et une procédure en usage vaut plus que cinq ébauches.

### L'avis du formulaire est-il déjà le service ?

Non. Il sert seulement à comprendre si c'est adapté. Ensuite : si cela a du sens, vérification et journée ; sinon, cours ou conseil.

### Combien cela coûte-t-il ?

La proposition arrive après l'avis. Sur cette page, il n'y a pas de tarif.

### Combien d'activités peut-on faire, l'une après l'autre ?

On décide avec l'entreprise, selon les besoins. Un travail à la fois, mené jusqu'au bout.

### Peut-on utiliser une aide ou un fonds pour ce travail ?

On peut demander une vérification d'éligibilité. Le travail doit de toute façon tenir sans aide : on ne promet ni appels à projets ni montants.