Commerciale
Scheda pubblicata
Offerte e listini da posta e file
Entra: mail e PDF di richiesta, listino, schedeResta: la bozza di offerta sul modello dell'azienda, con l'elenco di ciò che mancaControlla: chi vende, su prezzo, sconto e invio
Arriva una richiesta in mail, spesso con PDF sparsi. Serve un preventivo o un listino aggiornato con le schede allegate, e chi vende perde tempo a copiare da tre cartelle.
A fine giornata resta: Una procedura che, dalla mail e dai PDF, compone la bozza di offerta o di listino sul modello dell'azienda e segnala che cosa manca. La bozza la rilegge chi vende.
Come si preparano le offerte
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personaprezzo e scontosì o no alla richiestainvio al cliente
File che servonomail e PDF di richiestalistino internoschede prodottomodello di offerta
Dove capita spessotrasformazione alimentaremeccanica conto terziedilizia e impianti
Quando non è adattoSe il preventivo è un computo da disegno o una trattativa: quello è il mestiere, non questo servizio.
Nel modulo: spunta «Offerte, listini e schede da mettere insieme (mail e PDF), da far rileggere a chi vende.»
Documenti
Si chiede dal modulo
Il plico di documenti che viene richiesto ogni volta
Entra: richiesta del cliente o della gara, elenco pezzi, cartelle sparseResta: checklist del plico e cartelle ordinate, con cosa scaricare e cosa chiedere in casaControlla: chi consegna il plico
Un cliente, un auditor, una stazione appaltante o uno spedizioniere chiede «le carte». Oggi il plico si rifà da zero ogni volta, pescando da PEC, cartelle e portali da cui si scarica un PDF.
A fine giornata resta: Una lista di controllo del plico, le cartelle ordinate e una procedura che raccoglie i documenti già in casa, segnala quelli scaduti o mancanti e prepara il fascicolo da consegnare.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personacontrollo finale del fascicolorichiesta dei documenti mancanticonsegna o caricamento
File che servonoPDF già scaricati: DURC, visure, polizze, certificatielenco di ciò che viene chiesto di solitomodello di lettera di accompagnamento
Dove capita spessoedilizia e impiantivino ed exportmeccanica per gare e forniture
Quando non è adattoFirma del tecnico, documenti che esistono solo dentro portali chiusi, caricamento su piattaforme di gara o conservazione a norma.
Nel modulo: spunta «Il plico di documenti che clienti, gare, auditor o spedizionieri ci chiedono ogni volta.»
Acquisti
Si chiede dal modulo
Confrontare tre offerte di fornitori
Entra: tre preventivi disordinati, criteri aziendaliResta: tabella di confronto pronta per chi negoziaControlla: chi decide il fornitore
Tre PDF o tre mail in formati diversi, una incompleta. Serve una tabella con prezzo, tempi, rese e condizioni prima che chi negozia si sieda al tavolo.
A fine giornata resta: Una griglia di confronto fissa dell'azienda e una procedura che riporta ogni offerta sulla griglia, evidenzia le differenze e le voci mancanti e prepara le domande da fare ai fornitori.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personatrattativa e scelta del fornitoreordine nel gestionalericerca di nuovi fornitori
File che servonoofferte ricevute in PDF o mailgriglia o tabella di confronto già in usostorico degli acquisti, se esiste
Dove capita spessoacquisti alimentari e imballaggimeccanica e trattamentisubappalti in edilizia
Quando non è adattoSe la scelta dipende da una trattativa aperta o se gli acquisti passano già da una piattaforma con il proprio processo di valutazione.
Nel modulo: spunta «Confrontare tre offerte di fornitori e avere una tabella prima di chi negozia.»
Posta
Si chiede dal modulo
Posta e PEC della settimana
Entra: casella della settimana, regole di smistamentoResta: cosa fare, cosa girare, cosa archiviare — senza inviare da soliControlla: chi gestisce la posta
Nella casella arrivano ordini, richieste di schede, solleciti, non conformità, comunicazioni di enti. Serve un elenco chiaro: che cosa fare, che cosa girare allo studio, che cosa archiviare, quale scadenza.
A fine giornata resta: Criteri di smistamento scritti sul tipo di posta dell'azienda, un modello di inoltro e una procedura che, da un'esportazione della casella, produce l'elenco settimanale con le scadenze.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personarisposta e inviodecisioni sulle scadenzetutto ciò che riguarda persone, paghe o infortuni
File che servonoesportazione della casella in EML o PDFelenco dei mittenti e dei temi ricorrentimodello di inoltro allo studio o al reparto
Dove capita spessotutti i settoriPEC di garaaziende con domicilio digitale obbligatorio
Quando non è adattoSe serve entrare nella casella senza esportare o se si chiede un invio automatico delle risposte.
Nel modulo: spunta «Smistare PEC e posta della settimana.»
Spedizioni e qualità
Si chiede dal modulo
Schede, certificati e packing list da allegare
Entra: schede tecniche e certificati in PDF, modello di packing list, ordine già decisoResta: il fascicolo pronto per ogni ordine o spedizione, con l'ordine degli allegati e le mancanze segnalateControlla: chi controlla il fascicolo prima della partenza
Il pezzo, la partita o l'impianto è già deciso. Manca il fascicolo che accompagna la spedizione: scheda tecnica, certificato, packing list, benestare, ognuno in una cartella diversa.
A fine giornata resta: Una procedura che dice dove stanno i PDF, in che ordine si allegano e che cosa segnalare se un pezzo manca, con il fascicolo pronto per ogni ordine o spedizione.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personacontrollo del fascicolo prima della partenzacollaudo e misurefirma dei certificati
File che servonoschede tecniche e certificati in PDFmodello di packing listordine o conferma già decisi
Dove capita spessomeccanica con spedizioni certificatealimentare con schede e HACCP documentalevino con packing list e origine
Quando non è adattoCollaudo, misure, HACCP in linea e disegno restano fuori: qui si prepara il fascicolo, non si certifica.
Nel modulo: spunta «Allegare schede, certificati e packing list a una spedizione o a un ordine già deciso.»
Direzione
Si chiede dal modulo
Un report dal file Excel già esportato dal software aziendale
Entra: export in Excel o CSV dal gestionale, modello del reportResta: liste e riepilogo rigenerati a ogni nuovo export, con le regole scritteControlla: chi legge il report e decide
Il titolare o il commerciale chiede come vanno clienti, commesse o vendite. I dati sono già nel gestionale, ma escono in Excel e il report si rifà a mano ogni mese.
A fine giornata resta: Regole scritte, per esempio da quanti mesi un cliente è fermo o come si calcola il mix, e una procedura che, da un nuovo export, rigenera le liste e il riepilogo per chi deve leggerlo.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personalettura e decisioni commercialicontatto con i clienticorrezione dei dati nel gestionale
File che servonoexport in Excel o CSV dal gestionalemodello del report che si prepara oggielenco delle domande ricorrenti della direzione
Dove capita spessocommerciale e venditecommesse in meccanicaconsuntivi da documenti di trasporto
Quando non è adattoSe non esiste un'esportazione o se si chiede una previsione: qui si riordina ciò che c'è, non si prevede.
Nel modulo: spunta «Un report da export Excel per il titolare o il commerciale.»
Riunioni
Si chiede dal modulo
Verbale e lista delle azioni da appunti di riunione
Entra: appunti, foto o trascrizione della riunione, modello di verbaleResta: la bozza di verbale con decisioni, azioni, responsabile e dataControlla: chi approva il verbale e lo invia
Dopo una riunione o un sopralluogo restano appunti, foto e, a volte, una registrazione. Il verbale con le decisioni e le cose da fare arriva tardi, oppure non arriva.
A fine giornata resta: Un modello di verbale dell'azienda e una procedura che, dagli appunti o dalla trascrizione, prepara la bozza con decisioni, azioni, responsabile e data, da approvare prima di girarla.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personaapprovazione del verbaleassegnazione definitiva delle azioniinvio ai partecipanti
File che servonoappunti, foto o trascrizione della riunionemodello di verbaleelenco dei partecipanti
Dove capita spessocantieri e sopralluoghiriunioni di produzioneconsigli e comitati interni
Quando non è adattoRegistrazioni senza il consenso dei presenti o riunioni in cui si parla di persone: quel materiale non si copia in una cartella.
Nel modulo: spunta «Trasformare gli appunti di una riunione o di un sopralluogo in verbale e lista delle azioni.»
Qualità e clienti
Si chiede dal modulo
Risposta a reclami e non conformità
Entra: mail e allegati del cliente, modello di risposta, registro delle non conformitàResta: la bozza di risposta e la riga per il registro, con i punti da verificareControlla: chi decide sul reclamo e invia la risposta
Arriva la mail di un cliente con foto, numero di lotto o di ordine e una richiesta. La risposta va scritta bene e in fretta, e il registro delle non conformità si aggiorna a mano.
A fine giornata resta: Una procedura che raccoglie i riferimenti (ordine, lotto, documenti), prepara la bozza di risposta sul modello dell'azienda e la riga per il registro, con i punti da verificare evidenziati.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personadecisione sul reclamo: accettare, rifiutare, rimborsareanalisi della causainvio della risposta
File che servonomail e allegati del clientemodello di rispostaregistro delle non conformità in Excel
Dove capita spessoalimentare e vinomeccanica e componentiforniture a catalogo
Quando non è adattoSe si chiede che la risposta parta da sola o se il reclamo riguarda sicurezza, salute o contenziosi: lì decide una persona, subito.
Nel modulo: spunta «Preparare la bozza di risposta a un reclamo o a una non conformità, con il registro aggiornato.»
Documenti
Si chiede dal modulo
Scadenzario di documenti e certificati
Entra: PDF dei documenti con scadenza, elenco di ciò che chiedono clienti e auditorResta: la tabella delle scadenze e il promemoria di ciò che scade nel meseControlla: chi rinnova i documenti
DURC, polizze, certificazioni, patentini, tarature degli strumenti: ognuno con la sua scadenza, in PDF sparsi fra cartelle e mail. Ci si accorge della scadenza quando qualcuno la chiede.
A fine giornata resta: Una tabella delle scadenze costruita dai PDF, una procedura per aggiornarla quando arriva un documento nuovo e un promemoria di ciò che scade nel mese.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personarinnovo dei documentirichiesta agli enti o ai fornitoricontrollo delle date ambigue
File che servonoPDF dei documenti con scadenzaelenco di ciò che chiedono clienti e auditoreventuale tabella già in uso
Dove capita spessoedilizia e impiantiautotrasporto e logisticaqualità certificata
Quando non è adattoDocumenti che vivono solo in portali chiusi o scadenze che dipendono da calcoli normativi: la tabella li registra, non li interpreta.
Nel modulo: spunta «Tenere lo scadenzario di DURC, polizze, certificazioni e patentini partendo dai PDF.»
Export
Si chiede dal modulo
Schede e listini in lingua per l'estero
Entra: schede e listini in italiano, modello in lingua, glossarioResta: la bozza in lingua sul modello scelto, con l'elenco di ciò che va rilettoControlla: chi conosce la lingua e il cliente, su testi legali, prezzi e condizioni
La scheda prodotto e il listino esistono in italiano. Il cliente estero li vuole nella sua lingua, sul modello aziendale, e oggi si traduce a pezzi con il copia e incolla.
A fine giornata resta: Un glossario dei termini dell'azienda, la procedura che produce la bozza in lingua sul modello scelto e l'elenco di ciò che va sempre riletto prima dell'invio.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personarilettura da chi conosce la lingua e il clientetesti legali ed etichetteprezzi e condizioni
File che servonoschede e listini in italianomodello in lingua, anche imperfettoglossario o traduzioni già approvate
Dove capita spessoagroalimentare e vinomeccanica con clienti estericomponenti e cataloghi
Quando non è adattoTraduzioni giurate, etichettatura obbligatoria e testi contrattuali: restano a chi ne risponde.
Nel modulo: spunta «Preparare schede prodotto e listini in un'altra lingua sul modello aziendale, da far rileggere.»
Ordini e spedizioni
Si chiede dal modulo
Controllo di coerenza fra ordine, conferma e DDT
Entra: ordine del cliente, conferma d'ordine, documento di trasporto in PDFResta: la lista delle differenze, ordinata per gravità, prima della spedizione o della fatturaControlla: chi corregge nel gestionale e decide che cosa spedire
L'ordine del cliente, la conferma d'ordine e il documento di trasporto dovrebbero dire la stessa cosa. Codici, quantità e prezzi si controllano a occhio, e le differenze si scoprono alla fattura o al reclamo.
A fine giornata resta: Una procedura che confronta i tre documenti in PDF e produce la lista delle differenze, ordinata per gravità, prima della spedizione o della fattura.
Dove si ferma la persona, file, limiti
Dove si ferma la personacorrezione nel gestionaledecisione su che cosa spedirecontatto con il cliente
File che servonoordine del cliente in PDF o mailconferma d'ordinedocumento di trasporto
Dove capita spessodistribuzione e forniture a catalogomeccanica conto terzialimentare con ordini frequenti
Quando non è adattoSe i documenti non si possono esportare in PDF o se si chiede di emettere il DDT: quello resta nel gestionale.
Nel modulo: spunta «Confrontare ordine del cliente, conferma d'ordine e documento di trasporto e segnalare le differenze prima della spedizione.»
