Commercial
Fiche publiée
Offres et tarifs à partir du courrier et des fichiers
Entre: e-mails et PDF de demande, tarif, fichesReste: le brouillon d'offre sur le modèle de l'entreprise, avec la liste de ce qui manqueContrôle: qui vend, sur le prix, la remise et l'envoi
Une demande arrive par e-mail, souvent avec des PDF épars. Il faut un devis ou un tarif à jour avec les fiches jointes, et qui vend perd du temps à copier depuis trois dossiers.
En fin de journée, il reste : Une procédure qui, à partir de l'e-mail et des PDF, compose le brouillon d'offre ou de tarif sur le modèle de l'entreprise et signale ce qui manque. Le brouillon, c'est qui vend qui le relit.
Comment on prépare les offres
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêteprix et remiseoui ou non à la demandeenvoi au client
Fichiers nécessairese-mails et PDF de demandetarif internefiches produitmodèle d'offre
Où cela arrive souventtransformation alimentairemécanique à façonbâtiment et installations
Quand ce n'est pas adaptéSi le devis est un métré à partir d'un dessin ou une négociation : cela, c'est le métier, pas ce service.
Dans le formulaire : cocher «Offres, tarifs et fiches à assembler (courrier et PDF), à faire relire par qui vend.»
Documents
Demandé depuis le formulaire
La liasse de documents que l'on redemande à chaque fois
Entre: demande du client ou de l'appel d'offres, liste des pièces, dossiers éparsReste: liste de contrôle de la liasse et dossiers rangés, avec ce qu'il faut télécharger et ce qu'il faut demander en interneContrôle: qui remet la liasse
Un client, un auditeur, un pouvoir adjudicateur ou un transitaire demande « les papiers ». Aujourd'hui la liasse se refait de zéro à chaque fois, en piochant dans la PEC, les dossiers et les portails d'où l'on télécharge un PDF.
En fin de journée, il reste : Une liste de contrôle de la liasse, les dossiers rangés et une procédure qui rassemble les documents déjà dans la maison, signale ceux qui sont échus ou manquants et prépare le dossier à remettre.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtecontrôle final du dossierdemande des documents manquantsremise ou chargement
Fichiers nécessairesPDF déjà téléchargés : DURC, extraits, polices, certificatsliste de ce qui est demandé d'habitudemodèle de lettre d'accompagnement
Où cela arrive souventbâtiment et installationsvin et exportmécanique pour appels d'offres et fournitures
Quand ce n'est pas adaptéSignature du technicien, documents qui n'existent que dans des portails fermés, dépôt sur des plateformes d'appels d'offres ou conservation à la norme.
Dans le formulaire : cocher «Le dossier de documents que clients, appels d'offres, auditeurs ou transitaires demandent à chaque fois.»
Achats
Demandé depuis le formulaire
Comparer trois offres de fournisseurs
Entre: trois devis en désordre, critères de l'entrepriseReste: tableau de comparaison prêt pour qui négocieContrôle: qui décide du fournisseur
Trois PDF ou trois e-mails dans des formats différents, l'un incomplet. Il faut un tableau avec prix, délais, rendements et conditions avant que qui négocie s'assoie à table.
En fin de journée, il reste : Une grille de comparaison fixe de l'entreprise et une procédure qui reporte chaque offre sur la grille, met en évidence les écarts et les postes manquants et prépare les questions à poser aux fournisseurs.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtenégociation et choix du fournisseurcommande dans le logiciel de gestionrecherche de nouveaux fournisseurs
Fichiers nécessairesoffres reçues en PDF ou par e-mailgrille ou tableau de comparaison déjà en usagehistorique des achats, s'il existe
Où cela arrive souventachats alimentaires et emballagesmécanique et traitementssous-traitance dans le bâtiment
Quand ce n'est pas adaptéSi le choix dépend d'une négociation ouverte ou si les achats passent déjà par une plateforme avec son propre processus d'évaluation.
Dans le formulaire : cocher «Comparer trois offres fournisseurs et avoir un tableau avant que quelqu'un négocie.»
Courrier
Demandé depuis le formulaire
Courrier et PEC de la semaine
Entre: boîte de la semaine, règles de triReste: quoi faire, quoi transmettre, quoi classer — sans envoyer tout seulContrôle: qui gère le courrier
Dans la boîte arrivent des commandes, des demandes de fiches, des relances, des non-conformités, des communications d'organismes. Il faut une liste claire : quoi faire, quoi transmettre au cabinet, quoi classer, quelle échéance.
En fin de journée, il reste : Des critères de tri écrits sur le type de courrier de l'entreprise, un modèle de transfert et une procédure qui, à partir d'une exportation de la boîte, produit la liste hebdomadaire avec les échéances.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêteréponse et envoidécisions sur les échéancestout ce qui concerne les personnes, les paies ou les accidents du travail
Fichiers nécessairesexportation de la boîte en EML ou PDFliste des expéditeurs et des thèmes récurrentsmodèle de transfert vers le cabinet ou le service
Où cela arrive souventtous les secteursPEC d'appel d'offresentreprises avec domicile numérique obligatoire
Quand ce n'est pas adaptéS'il faut entrer dans la boîte sans exporter, ou si l'on demande un envoi automatique des réponses.
Dans le formulaire : cocher «Trier le courrier certifié et le courrier de la semaine.»
Expéditions et qualité
Demandé depuis le formulaire
Fiches, certificats et packing list à joindre
Entre: fiches techniques et certificats en PDF, modèle de packing list, commande déjà décidéeReste: le dossier prêt pour chaque commande ou expédition, avec l'ordre des pièces jointes et les manques signalésContrôle: qui contrôle le dossier avant le départ
La pièce, le lot ou l'installation est déjà décidé. Il manque le dossier qui accompagne l'expédition : fiche technique, certificat, packing list, visa, chacun dans un dossier différent.
En fin de journée, il reste : Une procédure qui dit où sont les PDF, dans quel ordre on les joint et quoi signaler si une pièce manque, avec le dossier prêt pour chaque commande ou expédition.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtecontrôle du dossier avant le départessai et mesuressignature des certificats
Fichiers nécessairesfiches techniques et certificats en PDFmodèle de packing listcommande ou confirmation déjà décidées
Où cela arrive souventmécanique avec expéditions certifiéesalimentaire avec fiches et HACCP documentairevin avec packing list et origine
Quand ce n'est pas adaptéEssai, mesures, HACCP en ligne et dessin restent dehors : ici on prépare le dossier, on ne certifie pas.
Dans le formulaire : cocher «Joindre fiches, certificats et packing list à une expédition ou à une commande déjà décidée.»
Direction
Demandé depuis le formulaire
Un rapport à partir du fichier Excel déjà exporté du logiciel de l'entreprise
Entre: export Excel ou CSV du logiciel de gestion, modèle du rapportReste: listes et récapitulatif régénérés à chaque nouvel export, avec les règles écritesContrôle: qui lit le rapport et décide
Le dirigeant ou le commercial demande comment vont les clients, les commandes ou les ventes. Les données sont déjà dans le logiciel de gestion, mais elles sortent en Excel et le rapport se refait à la main chaque mois.
En fin de journée, il reste : Des règles écrites, par exemple depuis combien de mois un client est à l'arrêt ou comment on calcule le mix, et une procédure qui, à partir d'un nouvel export, régénère les listes et le récapitulatif pour qui doit le lire.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtelecture et décisions commercialescontact avec les clientscorrection des données dans le logiciel de gestion
Fichiers nécessairesexport Excel ou CSV du logiciel de gestionmodèle du rapport que l'on prépare aujourd'huiliste des questions récurrentes de la direction
Où cela arrive souventcommercial et ventescommandes en mécaniqueréalisés à partir des bons de livraison
Quand ce n'est pas adaptéS'il n'existe pas d'exportation, ou si l'on demande une prévision : ici on remet en ordre ce qui est là, on ne prévoit pas.
Dans le formulaire : cocher «Un rapport à partir d'un export Excel pour la direction ou le commercial.»
Réunions
Demandé depuis le formulaire
Compte rendu et liste des actions à partir de notes de réunion
Entre: notes, photos ou transcription de la réunion, modèle de compte renduReste: le brouillon de compte rendu avec décisions, actions, responsable et dateContrôle: qui approuve le compte rendu et l'envoie
Après une réunion ou une visite sur site restent des notes, des photos et, parfois, un enregistrement. Le compte rendu avec les décisions et les choses à faire arrive tard, ou n'arrive pas.
En fin de journée, il reste : Un modèle de compte rendu de l'entreprise et une procédure qui, à partir des notes ou de la transcription, prépare le brouillon avec décisions, actions, responsable et date, à approuver avant de le faire circuler.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêteapprobation du compte renduattribution définitive des actionsenvoi aux participants
Fichiers nécessairesnotes, photos ou transcription de la réunionmodèle de compte renduliste des participants
Où cela arrive souventchantiers et visites sur siteréunions de productionconseils et comités internes
Quand ce n'est pas adaptéEnregistrements sans le consentement des présents, ou réunions où l'on parle de personnes : ce matériau ne se copie pas dans un dossier.
Dans le formulaire : cocher «Transformer les notes d'une réunion ou d'une visite en compte rendu et liste d'actions.»
Qualité et clients
Demandé depuis le formulaire
Réponse aux réclamations et aux non-conformités
Entre: e-mail et pièces jointes du client, modèle de réponse, registre des non-conformitésReste: le brouillon de réponse et la ligne pour le registre, avec les points à vérifierContrôle: qui décide de la réclamation et envoie la réponse
Arrive l'e-mail d'un client avec des photos, un numéro de lot ou de commande et une demande. La réponse doit être bien écrite et vite, et le registre des non-conformités s'actualise à la main.
En fin de journée, il reste : Une procédure qui rassemble les références (commande, lot, documents), prépare le brouillon de réponse sur le modèle de l'entreprise et la ligne pour le registre, avec les points à vérifier mis en évidence.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtedécision sur la réclamation : accepter, refuser, rembourseranalyse de la causeenvoi de la réponse
Fichiers nécessairese-mail et pièces jointes du clientmodèle de réponseregistre des non-conformités en Excel
Où cela arrive souventalimentaire et vinmécanique et composantsfournitures sur catalogue
Quand ce n'est pas adaptéSi l'on demande que la réponse parte toute seule, ou si la réclamation concerne la sécurité, la santé ou un contentieux : là, une personne décide, tout de suite.
Dans le formulaire : cocher «Préparer le brouillon de réponse à une réclamation ou une non-conformité, avec le registre mis à jour.»
Documents
Demandé depuis le formulaire
Échéancier des documents et des certificats
Entre: PDF des documents avec échéance, liste de ce que demandent clients et auditeursReste: le tableau des échéances et le mémo de ce qui échoit dans le moisContrôle: qui renouvelle les documents
DURC, polices, certifications, habilitations, étalonnages des instruments : chacun avec son échéance, en PDF épars entre dossiers et e-mails. On s'aperçoit de l'échéance quand quelqu'un la demande.
En fin de journée, il reste : Un tableau des échéances construit à partir des PDF, une procédure pour le mettre à jour quand un document nouveau arrive et un mémo de ce qui échoit dans le mois.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêterenouvellement des documentsdemande aux organismes ou aux fournisseurscontrôle des dates ambiguës
Fichiers nécessairesPDF des documents avec échéanceliste de ce que demandent clients et auditeurséventuel tableau déjà en usage
Où cela arrive souventbâtiment et installationstransport routier et logistiquequalité certifiée
Quand ce n'est pas adaptéDocuments qui n'existent que dans des portails fermés, ou échéances qui dépendent de calculs réglementaires : le tableau les enregistre, il ne les interprète pas.
Dans le formulaire : cocher «Tenir l'échéancier des attestations, polices, certifications et habilitations à partir des PDF.»
Export
Demandé depuis le formulaire
Fiches et tarifs en langue pour l'étranger
Entre: fiches et tarifs en italien, modèle en langue, glossaireReste: le brouillon en langue sur le modèle choisi, avec la liste de ce qu'il faut relireContrôle: qui connaît la langue et le client, sur les textes juridiques, les prix et les conditions
La fiche produit et le tarif existent en italien. Le client étranger les veut dans sa langue, sur le modèle de l'entreprise, et aujourd'hui on traduit par morceaux avec le copier-coller.
En fin de journée, il reste : Un glossaire des termes de l'entreprise, la procédure qui produit le brouillon en langue sur le modèle choisi et la liste de ce qu'il faut toujours relire avant l'envoi.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêterelecture par qui connaît la langue et le clienttextes juridiques et étiquettesprix et conditions
Fichiers nécessairesfiches et tarifs en italienmodèle en langue, même imparfaitglossaire ou traductions déjà approuvées
Où cela arrive souventagroalimentaire et vinmécanique avec clients étrangerscomposants et catalogues
Quand ce n'est pas adaptéTraductions assermentées, étiquetage obligatoire et textes contractuels : ils restent à qui en répond.
Dans le formulaire : cocher «Préparer fiches produit et tarifs dans une autre langue sur le modèle de l'entreprise, à faire relire.»
Commandes et expéditions
Demandé depuis le formulaire
Contrôle de cohérence entre commande, confirmation et bon de livraison
Entre: commande du client, confirmation de commande, bon de livraison en PDFReste: la liste des écarts, classée par gravité, avant l'expédition ou la factureContrôle: qui corrige dans le logiciel de gestion et décide de ce qu'il faut expédier
La commande du client, la confirmation de commande et le bon de livraison devraient dire la même chose. Codes, quantités et prix se contrôlent à l'œil, et les écarts se découvrent à la facture ou à la réclamation.
En fin de journée, il reste : Une procédure qui compare les trois documents en PDF et produit la liste des écarts, classée par gravité, avant l'expédition ou la facture.
Où la personne s'arrête, fichiers, limites
Où la personne s'arrêtecorrection dans le logiciel de gestiondécision sur ce qu'il faut expédiercontact avec le client
Fichiers nécessairescommande du client en PDF ou par e-mailconfirmation de commandebon de livraison
Où cela arrive souventdistribution et fournitures sur cataloguemécanique à façonalimentaire avec commandes fréquentes
Quand ce n'est pas adaptéSi les documents ne peuvent pas s'exporter en PDF, ou si l'on demande d'émettre le bon de livraison : cela reste dans le logiciel de gestion.
Dans le formulaire : cocher «Comparer la commande du client, la confirmation de commande et le bon de livraison et signaler les écarts avant l'expédition.»
