Comercial
Ficha publicada
Ofertas e listas de preços a partir do correio e dos arquivos
O que entra: e-mail e PDF do pedido, lista de preços, fichasO que fica: o rascunho de oferta no modelo da empresa, com a lista do que faltaQuem confere: quem vende, sobre preço, desconto e envio
Chega um pedido por e-mail, muitas vezes com PDF espalhados. É preciso um orçamento ou uma lista de preços atualizada, com as fichas anexas, e quem vende perde tempo copiando de três pastas.
No fim do dia resta: Um procedimento que, a partir do e-mail e dos PDF, monta o rascunho de oferta ou de lista de preços no modelo da empresa e aponta o que falta. O rascunho é relido por quem vende.
Como se preparam as ofertas
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa parapreço e descontosim ou não ao pedidoenvio ao cliente
Arquivos necessáriose-mail e PDF do pedidolista de preços internafichas de produtomodelo de oferta
Onde acontece com frequênciatransformação de alimentosmecânica sob encomendaconstrução e instalações
Quando não é adequadoSe o orçamento é um quantitativo a partir do desenho ou uma negociação: isso é o ofício, não este serviço.
No formulário: marcar «Ofertas, listas de preços e fichas a juntar (correio e PDF), para quem vende reler.»
Documentos
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O pacote de documentos pedido toda vez
O que entra: pedido do cliente ou da licitação, lista de peças, pastas espalhadasO que fica: lista de conferência do pacote e pastas organizadas, com o que baixar e o que pedir em casaQuem confere: quem entrega o pacote
Um cliente, um auditor, um órgão licitante ou um despachante pede «os papéis». Hoje o pacote é refeito do zero toda vez, pescando de PEC (e-mail certificado), pastas e portais de onde se baixa um PDF.
No fim do dia resta: Uma lista de conferência do pacote, as pastas organizadas e um procedimento que reúne os documentos já em casa, aponta os vencidos ou faltantes e prepara o dossiê a entregar.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paraconferência final do dossiêpedido dos documentos faltantesentrega ou envio
Arquivos necessáriosPDF já baixados: DURC, certidões, apólices, certificadoslista do que costuma ser pedidomodelo de carta de acompanhamento
Onde acontece com frequênciaconstrução e instalaçõesvinho e exportaçãomecânica para licitações e fornecimentos
Quando não é adequadoAssinatura do técnico, documentos que existem só dentro de portais fechados, envio a plataformas de licitação ou guarda com valor legal.
No formulário: marcar «O pacote de documentos que clientes, licitações, auditores ou despachantes pedem toda vez.»
Compras
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Comparar três ofertas de fornecedores
O que entra: três orçamentos desordenados, critérios da empresaO que fica: tabela de comparação pronta para quem negociaQuem confere: quem decide o fornecedor
Três PDF ou três e-mails em formatos diferentes, um incompleto. É preciso uma tabela com preço, prazos, condições de entrega e cláusulas antes de quem negocia se sentar à mesa.
No fim do dia resta: Uma grade de comparação fixa da empresa e um procedimento que transfere cada oferta para a grade, destaca as diferenças e os itens faltantes e prepara as perguntas a fazer aos fornecedores.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paranegociação e escolha do fornecedorpedido no software de gestão da empresabusca de novos fornecedores
Arquivos necessáriosofertas recebidas em PDF ou e-mailgrade ou tabela de comparação já em usohistórico de compras, se existir
Onde acontece com frequênciacompras de alimentos e embalagensmecânica e tratamentossubempreitadas na construção
Quando não é adequadoSe a escolha depende de uma negociação aberta ou se as compras já passam por uma plataforma com o próprio processo de avaliação.
No formulário: marcar «Comparar três ofertas de fornecedores e ter uma tabela antes de quem negocia.»
Correio
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Correio e PEC da semana
O que entra: caixa da semana, regras de triagemO que fica: o que fazer, o que encaminhar, o que arquivar — sem enviar sozinhoQuem confere: quem cuida do correio
Na caixa entram pedidos, solicitações de fichas, cobranças, não conformidades, comunicados de órgãos. É preciso uma lista clara: o que fazer, o que encaminhar ao escritório, o que arquivar, qual prazo.
No fim do dia resta: Critérios de triagem escritos sobre o tipo de correio da empresa, um modelo de encaminhamento e um procedimento que, a partir de uma exportação da caixa, produz a lista semanal com os prazos.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa pararesposta e enviodecisões sobre os prazostudo o que diz respeito a pessoas, folha de pagamento ou acidentes
Arquivos necessáriosexportação da caixa em EML ou PDFlista de remetentes e de temas recorrentesmodelo de encaminhamento ao escritório ou ao setor
Onde acontece com frequênciatodos os setoresPEC de licitaçãoempresas com domicílio digital obrigatório
Quando não é adequadoSe for preciso entrar na caixa sem exportar ou se se pede o envio automático das respostas.
No formulário: marcar «Separar o correio certificado e o correio da semana.»
Expedições e qualidade
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Fichas, certificados e packing list a anexar
O que entra: fichas técnicas e certificados em PDF, modelo de packing list, pedido já decididoO que fica: o dossiê pronto para cada pedido ou expedição, com a ordem dos anexos e as faltas apontadasQuem confere: quem confere o dossiê antes da saída
A peça, o lote ou a instalação já está decidida. Falta o dossiê que acompanha a expedição: ficha técnica, certificado, packing list, liberação, cada um em uma pasta diferente.
No fim do dia resta: Um procedimento que diz onde estão os PDF, em que ordem se anexam e o que apontar se uma peça falta, com o dossiê pronto para cada pedido ou expedição.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paraconferência do dossiê antes da saídaensaio e mediçõesassinatura dos certificados
Arquivos necessáriosfichas técnicas e certificados em PDFmodelo de packing listpedido ou confirmação já decididos
Onde acontece com frequênciamecânica com expedições certificadasalimentos com fichas e HACCP documentalvinho com packing list e origem
Quando não é adequadoEnsaio, medições, HACCP em linha e desenho ficam de fora: aqui se prepara o dossiê, não se certifica.
No formulário: marcar «Anexar fichas, certificados e packing list a uma expedição ou a um pedido já decidido.»
Direção
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Um relatório a partir do arquivo Excel já exportado do software da empresa
O que entra: exportação em Excel ou CSV do software de gestão, modelo do relatórioO que fica: listas e resumo regenerados a cada nova exportação, com as regras escritasQuem confere: quem lê o relatório e decide
A direção ou o comercial pergunta como vão clientes, encomendas ou vendas. Os dados já estão no software de gestão, mas saem em Excel e o relatório é refeito à mão todo mês.
No fim do dia resta: Regras escritas, por exemplo há quantos meses um cliente está parado ou como se calcula o mix, e um procedimento que, a partir de uma nova exportação, regenera as listas e o resumo para quem precisa lê-lo.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paraleitura e decisões comerciaiscontato com os clientescorreção dos dados no software de gestão da empresa
Arquivos necessáriosexportação em Excel ou CSV do software de gestãomodelo do relatório que se prepara hojelista das perguntas recorrentes da direção
Onde acontece com frequênciacomercial e vendasencomendas na mecânicaapuração a partir de documentos de transporte
Quando não é adequadoSe não existe uma exportação ou se se pede uma previsão: aqui se reordena o que há, não se prevê.
No formulário: marcar «Um relatório a partir de um export Excel para o titular ou o comercial.»
Reuniões
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Ata e lista de ações a partir de anotações de reunião
O que entra: anotações, fotos ou transcrição da reunião, modelo de ataO que fica: o rascunho de ata com decisões, ações, responsável e dataQuem confere: quem aprova a ata e a envia
Depois de uma reunião ou de uma visita técnica restam anotações, fotos e, às vezes, uma gravação. A ata com as decisões e as tarefas chega tarde, ou não chega.
No fim do dia resta: Um modelo de ata da empresa e um procedimento que, a partir das anotações ou da transcrição, prepara o rascunho com decisões, ações, responsável e data, a aprovar antes de encaminhar.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paraaprovação da ataatribuição definitiva das açõesenvio aos participantes
Arquivos necessáriosanotações, fotos ou transcrição da reuniãomodelo de atalista dos participantes
Onde acontece com frequênciacanteiros e visitas técnicasreuniões de produçãoconselhos e comitês internos
Quando não é adequadoGravações sem o consentimento dos presentes ou reuniões em que se fala de pessoas: esse material não se copia para uma pasta.
No formulário: marcar «Transformar as anotações de uma reunião ou visita em ata e lista de ações.»
Qualidade e clientes
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Resposta a reclamações e não conformidades
O que entra: e-mail e anexos do cliente, modelo de resposta, registro das não conformidadesO que fica: o rascunho de resposta e a linha para o registro, com os pontos a verificarQuem confere: quem decide sobre a reclamação e envia a resposta
Chega o e-mail de um cliente com foto, número de lote ou de pedido e uma solicitação. A resposta precisa ser bem escrita e rápida, e o registro das não conformidades é atualizado à mão.
No fim do dia resta: Um procedimento que reúne as referências (pedido, lote, documentos), prepara o rascunho de resposta no modelo da empresa e a linha para o registro, com os pontos a verificar destacados.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paradecisão sobre a reclamação: aceitar, recusar, reembolsaranálise da causaenvio da resposta
Arquivos necessáriose-mail e anexos do clientemodelo de respostaregistro das não conformidades em Excel
Onde acontece com frequênciaalimentos e vinhomecânica e componentesfornecimentos a catálogo
Quando não é adequadoSe se pede que a resposta saia sozinha ou se a reclamação diz respeito a segurança, saúde ou litígios: aí decide uma pessoa, na hora.
No formulário: marcar «Preparar o rascunho de resposta a uma reclamação ou não conformidade, com o registro atualizado.»
Documentos
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Calendário de vencimentos de documentos e certificados
O que entra: PDF dos documentos com vencimento, lista do que pedem clientes e auditoresO que fica: a tabela de vencimentos e o lembrete do que vence no mêsQuem confere: quem renova os documentos
DURC, apólices, certificações, habilitações, calibrações dos instrumentos: cada um com o seu vencimento, em PDF espalhados entre pastas e e-mails. Percebe-se o vencimento quando alguém o pede.
No fim do dia resta: Uma tabela de vencimentos construída a partir dos PDF, um procedimento para atualizá-la quando chega um documento novo e um lembrete do que vence no mês.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa pararenovação dos documentospedido aos órgãos ou aos fornecedoresconferência das datas ambíguas
Arquivos necessáriosPDF dos documentos com vencimentolista do que pedem clientes e auditoreseventual tabela já em uso
Onde acontece com frequênciaconstrução e instalaçõestransporte rodoviário e logísticaqualidade certificada
Quando não é adequadoDocumentos que vivem só em portais fechados ou vencimentos que dependem de cálculos normativos: a tabela os registra, não os interpreta.
No formulário: marcar «Manter o calendário de vencimentos de certidões, apólices, certificações e habilitações a partir dos PDF.»
Exportação
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Fichas e listas de preços em outro idioma para o exterior
O que entra: fichas e listas de preços em italiano, modelo no idioma, glossárioO que fica: o rascunho no idioma sobre o modelo escolhido, com a lista do que deve ser relidoQuem confere: quem conhece o idioma e o cliente, sobre textos legais, preços e condições
A ficha de produto e a lista de preços existem em italiano. O cliente no exterior as quer no idioma dele, no modelo da empresa, e hoje se traduz em pedaços com copia e cola.
No fim do dia resta: Um glossário dos termos da empresa, o procedimento que produz o rascunho no idioma escolhido sobre o modelo definido e a lista do que deve sempre ser relido antes do envio.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa parareleitura por quem conhece o idioma e o clientetextos legais e rótulospreços e condições
Arquivos necessáriosfichas e listas de preços em italianomodelo no idioma, mesmo imperfeitoglossário ou traduções já aprovadas
Onde acontece com frequênciaagroalimentar e vinhomecânica com clientes no exteriorcomponentes e catálogos
Quando não é adequadoTraduções juramentadas, rotulagem obrigatória e textos contratuais: ficam com quem responde por eles.
No formulário: marcar «Preparar fichas de produto e listas de preços em outro idioma no modelo da empresa, para alguém reler.»
Pedidos e expedições
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Conferência de coerência entre pedido, confirmação e documento de transporte
O que entra: pedido do cliente, confirmação de pedido, documento de transporte em PDFO que fica: a lista das diferenças, ordenada por gravidade, antes da expedição ou da faturaQuem confere: quem corrige no software de gestão e decide o que expedir
O pedido do cliente, a confirmação de pedido e o documento de transporte deveriam dizer a mesma coisa. Códigos, quantidades e preços se conferem a olho, e as diferenças aparecem na fatura ou na reclamação.
No fim do dia resta: Um procedimento que compara os três documentos em PDF e produz a lista das diferenças, ordenada por gravidade, antes da expedição ou da fatura.
Onde a pessoa para, arquivos, limites
Onde a pessoa paracorreção no software de gestão da empresadecisão sobre o que expedircontato com o cliente
Arquivos necessáriospedido do cliente em PDF ou e-mailconfirmação de pedidodocumento de transporte
Onde acontece com frequênciadistribuição e fornecimentos a catálogomecânica sob encomendaalimentos com pedidos frequentes
Quando não é adequadoSe os documentos não se podem exportar em PDF ou se se pede emitir o documento de transporte: isso permanece no software de gestão da empresa.
No formulário: marcar «Comparar o pedido do cliente, a confirmação de pedido e o documento de transporte e apontar as diferenças antes do envio.»
