Comercial
Ficha publicada
Ofertas y tarifas a partir del correo y de los archivos
Qué entra: correo y PDF de la petición, tarifa, fichasQué queda: el borrador de oferta sobre el modelo de la empresa, con la lista de lo que faltaQuién controla: quien vende, sobre precio, descuento y envío
Llega una petición por correo, a menudo con PDF sueltos. Hace falta un presupuesto o una tarifa actualizada con las fichas adjuntas, y quien vende pierde tiempo copiando desde tres carpetas.
Al final del día queda: Un procedimiento que, a partir del correo y de los PDF, compone el borrador de oferta o de tarifa sobre el modelo de la empresa y señala qué falta. El borrador lo relee quien vende.
Cómo se preparan las ofertas
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personaprecio y descuentosí o no a la peticiónenvío al cliente
Archivos que hacen faltacorreo y PDF de la peticióntarifa internafichas de productomodelo de oferta
Dónde ocurre a menudotransformación alimentariamecánica a tercerosedificación e instalaciones
Cuándo no es adecuadoSi el presupuesto es una medición a partir de un plano o una negociación: eso es el oficio, no este servicio.
En el formulario: marca «Ofertas, tarifas y fichas a juntar (correo y PDF), para que quien vende las relea.»
Documentos
Se pide desde el formulario
El lote de documentos que piden cada vez
Qué entra: petición del cliente o de la licitación, lista de piezas, carpetas sueltasQué queda: lista de control del lote y carpetas ordenadas, con qué descargar y qué pedir en casaQuién controla: quien entrega el lote
Un cliente, un auditor, un órgano de contratación o un transitario pide «los papeles». Hoy el lote se rehace desde cero cada vez, pescando en el correo certificado, en carpetas y en portales de los que se descarga un PDF.
Al final del día queda: Una lista de control del lote, las carpetas ordenadas y un procedimiento que reúne los documentos que ya están en casa, señala los caducados o ausentes y prepara el expediente para entregar.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personacontrol final del expedientepetición de los documentos que faltanentrega o carga
Archivos que hacen faltaPDF ya descargados: DURC, informes registrales, pólizas, certificadoslista de lo que suelen pedirmodelo de carta de acompañamiento
Dónde ocurre a menudoedificación e instalacionesvino y exportaciónmecánica para licitaciones y suministros
Cuándo no es adecuadoFirma del técnico, documentos que existen solo dentro de portales cerrados, carga en plataformas de licitación o conservación a norma.
En el formulario: marca «El lote de documentos que clientes, licitaciones, auditores o transitarios piden cada vez.»
Compras
Se pide desde el formulario
Comparar tres ofertas de proveedores
Qué entra: tres presupuestos desordenados, criterios de la empresaQué queda: tabla de comparación lista para quien negociaQuién controla: quien decide el proveedor
Tres PDF o tres correos en formatos distintos, uno incompleto. Hace falta una tabla con precio, plazos, rendimientos y condiciones antes de que quien negocia se siente a la mesa.
Al final del día queda: Una parrilla de comparación fija de la empresa y un procedimiento que lleva cada oferta a la parrilla, destaca las diferencias y las partidas que faltan y prepara las preguntas para los proveedores.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personanegociación y elección del proveedorpedido en el software de gestiónbúsqueda de proveedores nuevos
Archivos que hacen faltaofertas recibidas en PDF o por correoparrilla o tabla de comparación ya en usohistórico de compras, si existe
Dónde ocurre a menudocompras alimentarias y de envasesmecánica y tratamientossubcontratas en edificación
Cuándo no es adecuadoSi la elección depende de una negociación abierta o si las compras ya pasan por una plataforma con su propio proceso de evaluación.
En el formulario: marca «Comparar tres ofertas de proveedores y tener una tabla antes de quien negocia.»
Correo
Se pide desde el formulario
Correo y PEC de la semana
Qué entra: bandeja de la semana, reglas de clasificaciónQué queda: qué hacer, qué pasar, qué archivar — sin enviar por cuenta propiaQuién controla: quien gestiona el correo
En la bandeja llegan pedidos, peticiones de fichas, recordatorios, no conformidades, comunicaciones de organismos. Hace falta una lista clara: qué hacer, qué pasar al despacho, qué archivar, qué plazo.
Al final del día queda: Criterios de clasificación escritos sobre el tipo de correo de la empresa, un modelo de reenvío y un procedimiento que, a partir de una exportación de la bandeja, produce la lista semanal con los plazos.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personarespuesta y envíodecisiones sobre los plazostodo lo que concierne a personas, nóminas o accidentes
Archivos que hacen faltaexportación de la bandeja en EML o PDFlista de remitentes y de temas recurrentesmodelo de reenvío al despacho o al departamento
Dónde ocurre a menudotodos los sectoresPEC de licitaciónempresas con domicilio digital obligatorio
Cuándo no es adecuadoSi hace falta entrar en la bandeja sin exportar o si se pide el envío automático de las respuestas.
En el formulario: marca «Clasificar el correo certificado y el correo de la semana.»
Envíos y calidad
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Fichas, certificados y packing list que hay que adjuntar
Qué entra: fichas técnicas y certificados en PDF, modelo de packing list, pedido ya decididoQué queda: el expediente listo para cada pedido o envío, con el orden de los anexos y las faltas señaladasQuién controla: quien controla el expediente antes de la salida
La pieza, el lote o la instalación ya está decidida. Falta el expediente que acompaña el envío: ficha técnica, certificado, packing list, conformidad, cada uno en una carpeta distinta.
Al final del día queda: Un procedimiento que dice dónde están los PDF, en qué orden se adjuntan y qué señalar si falta una pieza, con el expediente listo para cada pedido o envío.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personacontrol del expediente antes de la salidaensayo y medicionesfirma de los certificados
Archivos que hacen faltafichas técnicas y certificados en PDFmodelo de packing listpedido o confirmación ya decididos
Dónde ocurre a menudomecánica con envíos certificadosalimentación con fichas y HACCP documentalvino con packing list y origen
Cuándo no es adecuadoEl ensayo, las mediciones, el HACCP en línea y el plano quedan fuera: aquí se prepara el expediente, no se certifica.
En el formulario: marca «Adjuntar fichas, certificados y packing list a un envío o a un pedido ya decidido.»
Dirección
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Un informe a partir del archivo Excel ya exportado del software de la empresa
Qué entra: exportación en Excel o CSV del software de gestión, modelo del informeQué queda: listas y resumen regenerados en cada exportación nueva, con las reglas escritasQuién controla: quien lee el informe y decide
El titular o el comercial pregunta cómo van clientes, encargos o ventas. Los datos ya están en el software de gestión, pero salen en Excel y el informe se rehace a mano cada mes.
Al final del día queda: Reglas escritas, por ejemplo desde cuántos meses un cliente está parado o cómo se calcula la mezcla, y un procedimiento que, a partir de una exportación nueva, regenera las listas y el resumen para quien tiene que leerlo.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personalectura y decisiones comercialescontacto con los clientescorrección de los datos en el software de gestión
Archivos que hacen faltaexportación en Excel o CSV del software de gestiónmodelo del informe que se prepara hoylista de las preguntas recurrentes de la dirección
Dónde ocurre a menudocomercial y ventasencargos en mecánicaliquidaciones a partir de albaranes
Cuándo no es adecuadoSi no existe una exportación o si se pide una previsión: aquí se ordena lo que hay, no se prevé.
En el formulario: marca «Un informe desde un export Excel para la dirección o el comercial.»
Reuniones
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Acta y lista de acciones a partir de apuntes de reunión
Qué entra: apuntes, fotos o transcripción de la reunión, modelo de actaQué queda: el borrador de acta con decisiones, acciones, responsable y fechaQuién controla: quien aprueba el acta y la envía
Después de una reunión o de una visita quedan apuntes, fotos y, a veces, una grabación. El acta con las decisiones y las cosas por hacer llega tarde, o no llega.
Al final del día queda: Un modelo de acta de la empresa y un procedimiento que, a partir de los apuntes o de la transcripción, prepara el borrador con decisiones, acciones, responsable y fecha, para aprobarlo antes de circularlo.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personaaprobación del actaasignación definitiva de las accionesenvío a los participantes
Archivos que hacen faltaapuntes, fotos o transcripción de la reuniónmodelo de actalista de participantes
Dónde ocurre a menudoobras y visitasreuniones de producciónconsejos y comités internos
Cuándo no es adecuadoGrabaciones sin el consentimiento de los presentes o reuniones en las que se habla de personas: ese material no se copia a una carpeta.
En el formulario: marca «Convertir los apuntes de una reunión o visita en acta y lista de acciones.»
Calidad y clientes
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Respuesta a reclamaciones y no conformidades
Qué entra: correo y anexos del cliente, modelo de respuesta, registro de no conformidadesQué queda: el borrador de respuesta y la fila para el registro, con los puntos a comprobarQuién controla: quien decide sobre la reclamación y envía la respuesta
Llega el correo de un cliente con fotos, número de lote o de pedido y una petición. La respuesta hay que escribirla bien y deprisa, y el registro de no conformidades se actualiza a mano.
Al final del día queda: Un procedimiento que reúne las referencias (pedido, lote, documentos), prepara el borrador de respuesta sobre el modelo de la empresa y la fila para el registro, con los puntos a comprobar destacados.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personadecisión sobre la reclamación: aceptar, rechazar, reembolsaranálisis de la causaenvío de la respuesta
Archivos que hacen faltacorreo y anexos del clientemodelo de respuestaregistro de no conformidades en Excel
Dónde ocurre a menudoalimentación y vinomecánica y componentessuministros de catálogo
Cuándo no es adecuadoSi se pide que la respuesta salga sola o si la reclamación afecta a seguridad, salud o litigios: ahí decide una persona, de inmediato.
En el formulario: marca «Preparar el borrador de respuesta a una reclamación o no conformidad, con el registro actualizado.»
Documentos
Se pide desde el formulario
Calendario de vencimientos de documentos y certificados
Qué entra: PDF de los documentos con vencimiento, lista de lo que piden clientes y auditoresQué queda: la tabla de vencimientos y el recordatorio de lo que vence en el mesQuién controla: quien renueva los documentos
DURC, pólizas, certificaciones, carnés, calibraciones de instrumentos: cada uno con su vencimiento, en PDF sueltos entre carpetas y correos. Uno se entera del vencimiento cuando alguien lo pide.
Al final del día queda: Una tabla de vencimientos construida a partir de los PDF, un procedimiento para actualizarla cuando llega un documento nuevo y un recordatorio de lo que vence en el mes.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personarenovación de los documentospetición a los organismos o a los proveedorescomprobación de las fechas ambiguas
Archivos que hacen faltaPDF de los documentos con vencimientolista de lo que piden clientes y auditoresuna tabla ya en uso, si existe
Dónde ocurre a menudoedificación e instalacionestransporte por carretera y logísticacalidad certificada
Cuándo no es adecuadoDocumentos que viven solo en portales cerrados o vencimientos que dependen de cálculos normativos: la tabla los registra, no los interpreta.
En el formulario: marca «Llevar el calendario de vencimientos de certificados, pólizas, certificaciones y carnés a partir de los PDF.»
Exportación
Se pide desde el formulario
Fichas y tarifas en otro idioma para el extranjero
Qué entra: fichas y tarifas en italiano, modelo en el idioma de destino, glosarioQué queda: el borrador en el idioma elegido sobre el modelo, con la lista de lo que hay que releerQuién controla: quien conoce el idioma y al cliente, sobre textos legales, precios y condiciones
La ficha de producto y la tarifa existen en italiano. El cliente extranjero las quiere en su idioma, sobre el modelo de la empresa, y hoy se traduce a trozos con copia y pega.
Al final del día queda: Un glosario de los términos de la empresa, el procedimiento que produce el borrador en el idioma elegido sobre el modelo y la lista de lo que hay que releer siempre antes del envío.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personarelectura de quien conoce el idioma y al clientetextos legales y etiquetasprecios y condiciones
Archivos que hacen faltafichas y tarifas en italianomodelo en el idioma de destino, aunque sea imperfectoglosario o traducciones ya aprobadas
Dónde ocurre a menudoagroalimentación y vinomecánica con clientes extranjeroscomponentes y catálogos
Cuándo no es adecuadoTraducciones juradas, etiquetado obligatorio y textos contractuales: quedan en quien responde de ellos.
En el formulario: marca «Preparar fichas de producto y tarifas en otro idioma sobre la plantilla de la empresa, para que alguien las relea.»
Pedidos y envíos
Se pide desde el formulario
Control de coherencia entre pedido, confirmación y albarán
Qué entra: pedido del cliente, confirmación de pedido, albarán en PDFQué queda: la lista de diferencias, ordenada por gravedad, antes del envío o de la facturaQuién controla: quien corrige en el software de gestión y decide qué enviar
El pedido del cliente, la confirmación de pedido y el albarán deberían decir lo mismo. Códigos, cantidades y precios se controlan a ojo, y las diferencias se descubren en la factura o en la reclamación.
Al final del día queda: Un procedimiento que compara los tres documentos en PDF y produce la lista de diferencias, ordenada por gravedad, antes del envío o de la factura.
Dónde se detiene la persona, archivos, límites
Dónde se detiene la personacorrección en el software de gestióndecisión sobre qué enviarcontacto con el cliente
Archivos que hacen faltapedido del cliente en PDF o por correoconfirmación de pedidoalbarán
Dónde ocurre a menudodistribución y suministros de catálogomecánica a tercerosalimentación con pedidos frecuentes
Cuándo no es adecuadoSi los documentos no se pueden exportar en PDF o si se pide emitir el albarán: eso permanece en el software de gestión.
En el formulario: marca «Comparar el pedido del cliente, la confirmación de pedido y el albarán y señalar las diferencias antes del envío.»
