Offres et tarifs depuis le courrier et les fichiers

Le besoin

Il faut un devis ou un tarif à jour, avec des fiches jointes, sans que qui vend refasse le copier-coller depuis trois dossiers. Le métier — négocier, conclure, saisir la commande — reste à la personne. Ce qui s'allège, c'est le travail autour: rassembler depuis le courrier et les fichiers, composer, signaler les trous.

Durée: Une journée sur site
Ce qui reste: La procédure écrite, l'environnement sur l'assistant au nom de l'entreprise, les critères d'arrêt, au moins un brouillon réel à relire, un responsable interne. La semaine suivante, la procédure peut se refaire sans Artik dans la salle.

Ce que ça traverse

Courrier électronique, PDF de demande, tarifs internes, fiches produit, modèles d'offre de l'entreprise. N'écrit pas dans le logiciel de gestion. Ne traverse ni PriMus ni le dessin.

Ce que fait la journée

La procédure devient explicite: d'où l'on prend tarif et fiches, comment le brouillon se compose sur le modèle de l'entreprise, où la personne s'arrête (prix, remise, oui ou non). On part de trois demandes d'exemple en désordre; on passe aux fichiers réels. En fin de journée la procédure est écrite et quelqu'un dans l'entreprise sait la refaire la semaine suivante.

Ce que ça contient

Instructions de la procédure, dans la langue de l'entreprise.
Conventions de dossiers: entrées, brouillons, à relire, archive.
Critères de vérification: champs obligatoires, pièces attendues, quoi signaler s'il manque un élément.
Points d'arrêt humain: prix, remise, envoi.

Comment se passe la journée

1
Environnement déjà réglé
Il s'ouvre avec les trois exemples, avant les fichiers réels.
2
Tour sur les exemples
On voit comment la procédure traite le désordre: pièce tournée, code absent, raison sociale écrite de deux façons.
3
Passage aux fichiers réels
Les exemples restent dans des dossiers séparés. Les fichiers de l'entreprise les remplacent, ils ne les effacent pas.
4
Un brouillon réel
On produit au moins un brouillon à relire, sur le modèle de l'entreprise.
5
Ce qui reste
Responsable interne, métrique dite avant, procédure écrite.

Données d'exemple

Inventées, en désordre, jamais issues de clients.

Courrier de Nord Latticini Srl (entreprise inventée)

Objet: «urgent tarif CHR??». Corps avec la raison sociale écrite de deux façons, un PDF tourné, une fiche produit en .docx avec allergènes dans un tableau cassé, un tarif Excel avec une colonne prix vide.

Courrier certifié d'Officina Valle Bruna (entreprise inventée)

Demande d'offre sur une pièce tournée, dessin PDF en basse résolution, quantité «environ 200 / à confirmer», échéance déjà passée, trois codes article dont un n'existe pas dans le tarif d'exemple.

Courrier d'Edilcantiere Quarto (entreprise inventée)

Cahier des charges collé dans le corps du mail, prix fournisseurs en trois PDF avec des unités différentes, une ligne «comme la dernière fois», une pièce manquante («je vous envoie après la fiche de la chape»).

Ce qui reste

La procédure écrite, l'environnement sur l'assistant au nom de l'entreprise, les critères d'arrêt, au moins un brouillon réel à relire, un responsable interne. La semaine suivante, la procédure peut se refaire sans Artik dans la salle.

Quand ce n'est pas adapté

Le «devis» est un métré depuis un plan (PriMus, AutoCAD) ou une estimation d'heures de chantier: c'est le métier.
Il faut négocier, conclure la remise, ou décider la stratégie de prix en appel d'offres.
Il faut écrire la commande ou la confirmation dans le logiciel de gestion.
La demande arrive une ou deux fois par an.
Tarif et fiches n'existent pas, ou n'existent que dans la tête d'une personne et ne peuvent pas être exportés.
On demande un assistant qui envoie l'offre tout seul.

Prérequis.

Assistant au nom de l'entreprise.
Responsable interne (en général qui assemble déjà les offres).
Un modèle d'offre ou de tarif, même imparfait.
Dossier ou export d'où tirer tarifs et fiches, sans entrer dans le logiciel de gestion.

On travaille sur les fichiers de l'entreprise, dans l'environnement à son nom. Artik Lab n'emporte pas les documents. On n'entre pas dans le logiciel de gestion. Les données d'exemple sont inventées.

Exemples, pas un menu

Le secteur est une étiquette. Le processus est le même.

Transformation alimentaire

Tarif pour la grande distribution ou la restauration et fiches produit depuis le courrier.

Mécanique de sous-traitance

Demande d'offre avec dessin en PDF.

Bâtiment ou installations

Cahier des charges et prix fournisseurs à assembler avant le métré, qui reste dehors.

Questions fréquentes

L'offre part toute seule?

Non. Un brouillon part. Qui vend relit, décide prix et remise, envoie.

Entre-t-on dans PriMus?

Non. Si le devis est un métré, cette fiche n'est pas adaptée.

Met-on à jour le logiciel de gestion?

Non.

Faut-il un commercial dans la salle?

Il faut qui assemble déjà les offres, avec le mandat d'adopter la procédure. Ce n'est pas un cours pour le réseau commercial.

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