Ofertas e listas de preços a partir do correio e dos arquivos

A necessidade

É preciso um orçamento ou uma lista atualizada, com fichas anexas, sem que quem vende refaça o copia-e-cola de três pastas. A função — negociar, fechar, lançar o pedido — permanece da pessoa. O que se alivia é o trabalho em volta: reunir de correio e arquivos, compor, assinalar falhas.

Duração: Um dia na sede
O que resta: O procedimento escrito, o ambiente no assistente em nome da empresa, os critérios de parada, ao menos um rascunho real para reler, um responsável interno. Na semana seguinte o procedimento pode ser refeito sem a Artik na sala.

O que atravessa

Correio eletrônico, PDF de pedido, listas internas, fichas de produto, modelos de oferta da empresa. Não escreve no sistema de gestão. Não atravessa PriMus nem o desenho.

O que o dia faz

Torna explícito o procedimento: de onde se tiram lista e fichas, como se compõe o rascunho no modelo da empresa, onde a pessoa para (preço, desconto, sim ou não). Parte-se de três pedidos de exemplo desordenados; passa-se aos arquivos reais. No fim do dia o procedimento está escrito e alguém na empresa sabe refazê-lo na semana seguinte.

O que contém

Instruções do procedimento, no idioma da empresa.
Convenções de pastas: entradas, rascunhos, para reler, arquivo.
Critérios de verificação: campos obrigatórios, anexos esperados, o que assinalar se falta uma peça.
Pontos de parada humana: preço, desconto, envio.

Como é o dia

1
Ambiente já preparado
Abre-se com os três exemplos, antes dos arquivos reais.
2
Volta sobre os exemplos
Vê-se como o procedimento trata a desordem: anexo girado, código ausente, razão social escrita de dois jeitos.
3
Passagem aos arquivos reais
Os exemplos ficam em pastas separadas. Os arquivos da empresa os substituem, não os apagam.
4
Um rascunho real
Produz-se ao menos um rascunho para reler, no modelo da empresa.
5
O que resta
Responsável interno, métrica dita antes, procedimento escrito.

Dados de exemplo

Inventados, desordenados, nunca de clientes.

Correio de Nord Latticini Srl (empresa inventada)

Assunto: «urgente lista HORECA??». Corpo com a razão social escrita de dois jeitos, um PDF girado, uma ficha de produto em .docx com alérgenos numa tabela quebrada, uma lista Excel com uma coluna de preços vazia.

Correio certificado de Officina Valle Bruna (empresa inventada)

Pedido de oferta de uma peça torneada, desenho em PDF de baixa resolução, quantidade «cerca de 200 / a confirmar», prazo já vencido, três códigos de artigo dos quais um não existe na lista de exemplo.

Correio de Edilcantiere Quarto (empresa inventada)

Memorial copiado no corpo do correio, preços de fornecedores em três PDF com unidades diferentes, um item «como da última vez», um anexo que falta («mando depois a ficha do contrapiso»).

O que resta

O procedimento escrito, o ambiente no assistente em nome da empresa, os critérios de parada, ao menos um rascunho real para reler, um responsável interno. Na semana seguinte o procedimento pode ser refeito sem a Artik na sala.

Quando não é adequado

O «orçamento» é um quantitativo a partir do desenho (PriMus, AutoCAD) ou uma estimativa de horas de obra: isso é a função.
É preciso negociar, fechar o desconto ou decidir a estratégia de preço em licitação.
É preciso escrever o pedido ou a confirmação no sistema de gestão.
O pedido chega uma ou duas vezes por ano.
Lista e fichas não existem, ou existem só na cabeça de uma pessoa e não se podem exportar.
Pede-se um assistente que envie a oferta sozinho.

Pré-requisitos.

Assistente em nome da empresa.
Responsável interno (em geral quem já junta as ofertas).
Um modelo de oferta ou de lista, mesmo imperfeito.
Pasta ou export de onde tirar listas e fichas, sem entrar no sistema de gestão.

Trabalha-se com os arquivos da empresa, no ambiente em nome da empresa. A Artik Lab não leva os documentos. Não se entra no sistema de gestão. Os dados de exemplo são inventados.

Exemplos, não um menu

O setor é um rótulo. O processo é o mesmo.

Transformação alimentar

Lista para varejo ou food service e fichas de produto a partir do correio.

Usinagem terceirizada

Pedido de oferta com desenho em PDF.

Construção ou instalações

Memorial e preços de fornecedores a juntar antes do quantitativo, que fica de fora.

Perguntas frequentes

A oferta sai sozinha?

Não. Sai um rascunho. Quem vende relê, decide preço e desconto, envia.

Entra-se no PriMus?

Não. Se o orçamento é um quantitativo, esta ficha não é adequada.

Atualiza-se o sistema de gestão?

Não.

É preciso um comercial na sala?

É preciso quem já junta as ofertas, com o mandato de adotar o procedimento. Não é um curso para a rede comercial.

Serviços relacionados