Ofertas y tarifas desde el correo y los archivos

La necesidad

Hace falta un presupuesto o una tarifa actualizada, con fichas adjuntas, sin que quien vende vuelva a copiar desde tres carpetas. El oficio — negociar, cerrar, introducir el pedido — sigue siendo de la persona. Lo que se aligera es el trabajo alrededor: reunir desde correo y archivos, componer, señalar huecos.

Duración: Un día en sede
Qué queda: El procedimiento escrito, el entorno en el asistente a nombre de la empresa, los criterios de parada, al menos un borrador real para releer, un owner interno. La semana siguiente el procedimiento se puede repetir sin Artik en la sala.

Qué atraviesa

Correo electrónico, PDF de solicitud, tarifas internas, fichas de producto, modelos de oferta de la empresa. No escribe en el sistema de gestión. No atraviesa PriMus ni el dibujo.

Qué hace la jornada

Deja explícito el procedimiento: de dónde se toman tarifa y fichas, cómo se compone el borrador sobre el modelo de la empresa, dónde se detiene la persona (precio, descuento, sí o no). Se parte de tres solicitudes de ejemplo desordenadas; se pasa a los archivos reales. Al final del día el procedimiento está escrito y alguien en la empresa sabe repetirlo la semana siguiente.

Qué contiene

Instrucciones del procedimiento, en el idioma de la empresa.
Convenios de carpetas: entradas, borradores, para releer, archivo.
Criterios de verificación: campos obligatorios, adjuntos esperados, qué señalar si falta una pieza.
Puntos de parada humana: precio, descuento, envío.

Cómo es la jornada

1
Entorno ya preparado
Se abre con los tres ejemplos, antes de los archivos reales.
2
Recorrido sobre los ejemplos
Se ve cómo el procedimiento trata el desorden: adjunto torcido, código ausente, razón social escrita de dos modos.
3
Paso a los archivos reales
Los ejemplos quedan en carpetas separadas. Los archivos de la empresa los sustituyen, no los borran.
4
Un borrador real
Se produce al menos un borrador para releer, sobre el modelo de la empresa.
5
Qué queda
Owner interno, métrica dicha antes, procedimiento escrito.

Datos de ejemplo

Inventados, desordenados, nunca de clientes.

Correo de Nord Latticini Srl (empresa inventada)

Asunto: «urgente tarifa HORECA??». Cuerpo con la razón social escrita de dos modos, un PDF rotado, una ficha de producto en .docx con alérgenos en una tabla rota, una tarifa Excel con una columna de precios vacía.

Correo certificado de Officina Valle Bruna (empresa inventada)

Solicitud de oferta de una pieza torneada, dibujo en PDF de baja resolución, cantidad «unas 200 / por confirmar», plazo ya vencido, tres códigos de artículo de los que uno no existe en la tarifa de ejemplo.

Correo de Edilcantiere Quarto (empresa inventada)

Pliego copiado en el cuerpo del correo, precios de proveedores en tres PDF con unidades distintas, una partida «como la última vez», un adjunto que falta («os mando después la ficha del recrecido»).

Qué queda

El procedimiento escrito, el entorno en el asistente a nombre de la empresa, los criterios de parada, al menos un borrador real para releer, un owner interno. La semana siguiente el procedimiento se puede repetir sin Artik en la sala.

Cuándo no es adecuado

El «presupuesto» es un cómputo desde plano (PriMus, AutoCAD) o una estimación de horas de obra: eso es el oficio.
Hace falta negociar, cerrar el descuento o decidir la estrategia de precio en licitación.
Hace falta escribir el pedido o la confirmación en el sistema de gestión.
La solicitud llega una o dos veces al año.
Tarifa y fichas no existen, o existen solo en la cabeza de una persona y no se pueden exportar.
Se pide un asistente que envíe la oferta solo.

Requisitos.

Asistente a nombre de la empresa.
Owner interno (suele ser quien ya junta las ofertas).
Un modelo de oferta o de tarifa, aunque sea imperfecto.
Carpeta o export del que sacar tarifas y fichas, sin entrar en el sistema de gestión.

Se trabaja con los archivos de la empresa, en el entorno a su nombre. Artik Lab no se lleva los documentos. No se entra en el sistema de gestión. Los datos de ejemplo están inventados.

Ejemplos, no un menú

El sector es una etiqueta. El proceso es el mismo.

Transformación alimentaria

Tarifa para distribución o hostelería y fichas de producto desde el correo.

Mecánica de terceros

Solicitud de oferta con dibujo en PDF.

Edificación o instalaciones

Pliego y precios de proveedores a juntar antes del cómputo, que queda fuera.

Preguntas frecuentes

¿La oferta sale sola?

No. Sale un borrador. Quien vende relea, decide precio y descuento, envía.

¿Se entra en PriMus?

No. Si el presupuesto es un cómputo, esta ficha no es adecuada.

¿Se actualiza el sistema de gestión?

No.

¿Hace falta un comercial en la sala?

Hace falta quien ya junta las ofertas, con el mandato de adoptar el procedimiento. No es un curso para la red comercial.

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